Los 3 grandes errores en la gestión del tiempo y cómo corregirlos. Error II

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¡Hola! ¿Cómo llevas la recta final del año? Espero que estés a punto de cumplir los objetivos que te habías fijado para 2019 🙂

Este es el segundo artículo de la serie dedicada a los tres principales errores en la gestión del tiempo. Si te has perdido la primera entrega, puedes echarle un vistazo aquí.

¿Estás listo para lidiar con el segundo error? ¡Pues vamos allá!

 

Segundo Error – La multitarea

El segundo de los errores más importantes en la gestión del tiempo es creer que cuantas más cosas se hagan a la vez, se es más productivo o se obtienen mejores resultados.

En realidad, la «multitarea consciente» no es posible, o dicho de otra forma nuestra mente sólo nos permite estar concentrados en una única tarea cada vez.

Sólo podemos hacer varias tareas a la vez si una de ellas es inconsciente, es decir si no estamos concentrados en ella.

Mientras estoy escribiendo estas líneas también estoy escuchando música. Sin embargo, la música sólo está ahí, no estoy concentrado en ella. Si quisiera seguir la historia de la letra de una canción, por ejemplo, tendría que dejar de escribir y concentrarme en escuchar la música.

Hay muchas otras cosas que podemos hacer de forma inconsciente, permitiendo que estemos concentrados en otro cometido al mismo tiempo. Pero, aun así, si estas tareas inconscientes en un momento dado requieren mayor atención dejaremos de poder hacer otras cosas a la vez.

Por ejemplo, la mayoría de las personas son capaces de conducir y mantener una conversación con otra persona al mismo tiempo. Pero si hay mucho tráfico, las condiciones climatológicas son adversas o la visibilidad se reduce, desconectamos de la conversación y nos concentramos en conducir. La conducción pasa de ser inconsciente a consciente.

 

El «flow»

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¿Ves como fluye?

En un artículo reciente introdujimos el concepto de «flow», pero ahora vamos a profundizar un poco más en él.

El estado de «flow», «fluir», estar «enchufado» o estar «en la zona» es un estado mental en el cual una persona está completamente inmersa en la actividad que ejecuta. Se puede decir que es un estado óptimo de motivación intrínseca, en la que la persona está en un estado de concentración o absorción completa en lo que está haciendo.

Este estado se planteó por primera vez en el marco de la teoría del flujo, propuesta por el psicólogo Mihály Csíkszentmihályi en 1975.

Seguro que has estado «enchufado» alguna vez. Lo recordarás porque estabas totalmente comprometido con lo que estabas haciendo y durante ese periodo perdiste la noción del tiempo.

La característica principal de este estado es que nuestra productividad es máxima, por lo que siempre es recomendable tratar de alcanzarlo.

Pero llegar a alcanzarlo requiere dedicar cierto tiempo mínimo a cada tarea. Llegar a «la zona» no se produce inmediatamente, sino que se alcanza gradualmente poco a poco.

 

Task-switching

Como la «multitarea consciente» no es posible, cuando decimos hacemos multitarea lo que realmente sucede es que hacemos múltiples cambios de tarea de forma rápida y continuada. Pero sólo hacemos una cosa cada vez.

Esos micro cambios de tareas implican que no podamos concentrarnos adecuadamente en cada una individualmente, debido a que no estamos el suficiente tiempo seguido en cada una de ellas.

De modo que nunca llegamos a estar totalmente «enchufados», nunca llegamos a alcanzar el estado de «flow» porque cambiamos de tarea antes de poder alcanzarlo. Y como no conseguimos entrar en ese estado, nuestro rendimiento nunca llega a ser óptimo.

La conclusión es que algo que a priori parece positivo para la productividad como hacer varias cosas al mismo tiempo, se convierte en negativo ya que el tiempo que tardamos en hacer varias tareas «al mismo tiempo», es mayor que el que emplearíamos en hacer cada una por separado.

La calidad de las tareas también se resiente pues siempre seremos capaces de obtener mejores resultados si estamos «enchufados», que si no llegamos a estarlo.

 

Los frentes abiertos

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Todo de par en par 🙂

Empezar algo siempre es estimulante: supone un reto, algo nuevo que aprender o nuevos caminos que explorar. Sin embargo, pasada esta primera fase nuestro interés decae y es más difícil terminar aquello que habíamos empezado.

Esta situación es un problema importante para la productividad y la eficiencia, pues las tareas que realmente cuentan en el camino a conseguir nuestras metas no son aquellas que iniciamos, sino aquellas que somos capaces de terminar.

Y esta es precisamente otra de los principales problemas de la multitarea: muchas tareas quedan inacabadas.

Al realizar tantos cambios de tarea sin llegar a entrar en estado de «flow», raramente dedicamos el tiempo y el esfuerzo necesarios como para terminar todo lo que empezamos.

 

Volver a andar por el mismo camino

Pero si hay algo peor que dejar una tarea inacaba, es tener que volver a ella después de haberla terminado porque no se ha hecho con la suficiente calidad.

Con esta afirmación no me refiero al margen de mejora que todos tenemos en lo que hacemos, sino de no emplear todas nuestras capacidades en las tareas que realizamos.

Y esto es precisamente lo que ocurre si aplicamos la multitarea.

Si no somos capaces de llegar a estar «enchufados» en lo que hacemos, si estamos pensando más en lo siguiente que tenemos que hacer que en lo que tenemos entre manos o si retomamos muchas veces una tarea, será muy difícil que lo terminemos con la calidad que queremos.

Los trabajos con poca calidad, son más susceptibles de tener errores o problemas que pueden desembocar en que tengamos que rehacerlos o modificarlos después de haberlos terminados.

Y esta situación como sabes no es nada buena para tu productividad.

 

No llego a todo

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¡Help!

La multitarea además es una de las principales responsables de la desagradable sensación de «no llegar a todo». Seguro que la has sufrido en alguna ocasión, cuando tienes un montón de tareas por hacer y notas que no avanzas a pesar de que no paras de trabajar.

Ya sabes que hacer varias cosas a la vez implica que empieces muchas de ellas, pero que termines muy pocas. O, dicho de otra forma, la lista de tareas pendientes crece a mucha mayor velocidad que la de tareas acabadas.

Así que cada vez tienes más cosas a medias, más tareas que te rondarán por la cabeza hasta que consigas finalizarlas. Y eso incrementa el estrés, la sensación de “no tener tiempo para nada” y disminuye la eficiencia.

 

¿Y tú haces varias cosas al mismo tiempo?

Déjame un comentario y dime si practicas la multitarea y cómo te va con ella, ¿crees que avanzas más que si sólo hicieras una cosa cada vez? ¿estarías menos estresado si te pasaras a la monotarea?

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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