Consejos para tratar las urgencias y dejar de ser un «apagafuegos»

por | Abr 26, 2019

¡Hola! ¿Cómo te va? Espero que muy bien

En este artículo te voy a hablar del factor más importante, junto con las interrupciones, que disminuye significativamente la productividad en el día a día.

Se trata de las urgencias.

¿Estás preparad@? ¡Vamos a por ello!

 

Definiendo

Hace algún tiempo que no recurro a la RAE así que vamos a ver que dice de la palabra «urgencia». En su segunda acepción la define como: «Necesidad o falta apremiante de lo que es menester para algún negocio».

Eso a su vez nos lleva a buscar la entrada para «apremiante» que significa: «Dar prisa, compeler a alguien a que haga algo con prontitud».

En resumen, que podríamos decir que una urgencia es algo imprevisto (es decir, no planificado) que hay que hacer inmediatamente. Algo que por sus características no puede esperar ni se puede planificar para el futuro, sino que hay que acometer en el acto.

Uno de los ejemplos más claros son las urgencias médicas. Son incidencias de salud que surgen repentinamente y que si no se tratan inmediatamente se agravarán, deteriorando en gran medida la salud del paciente.

Por eso, los hospitales tienen toda una sección destinada a las urgencias médicas, aunque en ocasiones los pacientes la usemos de forma incorrecta.

 

El fracaso de la planificación

fracaso-planificacion

El caos es una consecuencia de las urgencias

Socialmente, está bien visto alguien que se pasa el día apagando fuegos. El bombero en cuestión suele mencionarlo con cierta satisfacción cuando se le pregunta por su jornada laboral.

Atender urgencias constantemente proporciona un halo de persona dinámica, ocupada e importante que tendemos a asociar con el éxito profesional.

Sin embargo, según la definición del punto anterior, las urgencias son la consecuencia evidente del fracaso de la planificación.

La planificación surge, como la propia palabra indica, de un plan y si no existe un plan es muy difícil alcanzar un objetivo.

Por eso, aunque vaya en contra de la opinión popular y de lo socialmente aceptado, el hecho de que una persona se dedique constantemente a apagar fuegos implica que no se dedica a sus propias tareas, lo que a su vez significa que es muy complicado que pueda alcanzar sus objetivos.

La única excepción a esta regla son aquellos trabajos en los que su cometido es atender urgencias. Por ejemplo, para los bomberos o los operarios de un teléfono de emergencias, la atención de las urgencias forma parte de su planificación diaria.

 

Todo es urgente

Vivimos en un mundo dónde la inmediatez prima. Estamos acostumbrados a que todo sea inmediato, a conseguir las cosas que queremos ya.

Nos molestamos si alguien no contesta nuestros whatsapps inmediatamente, o si no recibimos respuesta a un correo electrónico en pocas horas. Vamos con prisa a todas partes y valoramos más que algo se resuelva rápido a que se resuelva bien.

Valores como la reflexión, la pausa y la planificación han pasado a un segundo plano, pero la realidad es que sin unos objetivos y un plan para conseguirlos sólo lograremos ir muy deprisa hacia ningún sitio.

Por eso, las urgencias abundan en nuestro día a día. Para nuestros clientes, jefes o compañeros de trabajo todo es urgente.

 

La subjetividad de las urgencias

Pero todas esas urgencias son subjetivas. Lo que para una persona es urgente para otra puede no serlo, siendo por tanto necesario que la urgencia se considere como tal por todas las personas implicadas en ella para realizarla.

Siguiendo con el ejemplo de las urgencias médicas, un paciente puede acudir a la sección de Urgencias de un hospital cuando considere que es necesario, pero serán los profesionales sanitarios los que determinarán si realmente se trata de una urgencia médica o no.

Si es así será atendido inmediatamente, mientras que si no lo es tendrá que esperar hasta que no haya urgencias médicas que atender o bien será derivado a la atención médica ordinaria.

En el caso de las urgencias en el ámbito laboral sucede lo mismo: el hecho de que terceras personas califiquen algo como urgente, no significa que realmente lo sea para la persona que debe resolverlo.

 

¡Alto! Pensemos un momento…

alto-piensa-un-momento

Tranquil@, ponte un cafelito…

Sabiendo que las urgencias son numerosas y subjetivas, es imprescindible que valoremos lo que es realmente urgente para nosotros y lo que no. Tenemos que actuar como los profesionales sanitarios, distinguiendo rápidamente aquello que puede esperar y aquello que no.

Mi experiencia personal de los últimos años es que nueve de cada diez urgencias no son tales, sino que pueden esperar.

Pero ¿cómo se puede saber si algo es realmente una urgencia? El primer paso para poder determinarlo es analizarla.

Cuando recibimos una urgencia todo es rápido y caótico, lo que nos empuja a hacerla sin pararnos un instante a reflexionar sobre ella. Por eso es importante instaurar el hábito de analizar las urgencias. Con un par de minutos es suficiente y será un tiempo bien empleado en aras de tu productividad y eficiencia.

Para analizarla debes determinar si su resolución está alineada con los objetivos que te has marcado. O si lo prefieres puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿la resolución de esta urgencia me ayuda a cumplir mis objetivos? ¿es más importante esta urgencia que la planificación que tengo para el día de hoy? En definitiva: ¿realmente tengo que dejar todo y salir corriendo?

 

Las prisas se desvanecen

Si analizas las urgencias, según te comento en el párrafo anterior, te darás cuenta de una cosa: la mayoría de ellas no son tales, sino una táctica que emplea la persona que te la pasa para que le des prioridad sobre el resto de tus tareas.

Lo cierto es que es una táctica efectiva, porque la práctica de analizar las urgencias no está muy extendida y tendemos a dar prioridad a algo únicamente porque alguien diga que es urgente.

Sin embargo, una vez que eres capaz de atender únicamente las urgencias que realmente lo son, suceden cosas interesantes:

  • Aquellas urgencias que no has atendido inmediatamente sino cuando has decidido hacerlo (después de planificarlas), se resuelven sin ninguna consecuencia negativa por no haberlas hecho en el acto.
  • El número de urgencias que recibes se reduce significativamente.

Y es que dice un dicho popular: «las prisas no son buenas». Estoy completamente de acuerdo con él. Siempre se resolverá mejor una incidencia, problema o tarea si se analiza, planifica y ejecuta que si se ejecuta directamente y ya «vamos viendo».

 

Y tú, ¿apagas muchos fuegos?

Anímate y comparte en los comentarios tu experiencia atendiendo urgencias en tu día a día, ¿eres bombero o te lo tomas con más calma?

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

Ey, ¿No vas a dejar un comentario?

0 comentarios

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *