Tutorial para un uso eficaz del correo electrónico. Parte II

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¡Hola! ¿Cómo va todo?

Bienvenid@ al segundo artículo de la serie dedicada al uso eficaz del correo electrónico. Si no has leído la primera entrada de esta serie, te recomiendo que lo hagas antes de seguir leyendo. Puedes acceder al artículo anterior aquí.

¿Todo listo? ¡Vamos a por ello!

 

Buenas prácticas

En este artículo te hablaré de buenas prácticas para el uso del email. Se trata de técnicas sencillas y fáciles de aplicar que, si pones en práctica y eres constante, darás un salto de calidad importante en tu gestión del correo electrónico.

Pero como te contaba en el primer artículo de esta serie, el hecho de que tu apliques estas técnicas es sólo una parte del trabajo.

Si quieres que la transformación en el uso que haces del mail sea completa, también debes conseguir que tus interlocutores apliquen estas técnicas en los mensajes que intercambien contigo.

Esto puede ser una tarea ardua al principio, pero será cada vez será más sencilla según tu interlocutor se vaya dando cuenta de que son técnicas que realmente funcionan.

 

Un correo = un tema

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Uno y solo uno 🙂

La primera acción que te recomiendo que lleves a cabo es acotar cada correo electrónico a un único tema.

Seguro que te resultan familiares esos correos electrónicos que comenzaron tratando un asunto concreto, y después de unas cuantas respuestas su tema es totalmente diferente.

El resultado es que seguir la información relevante en estos casos se convierte en una tarea muy difícil, en la que se emplea gran cantidad de tiempo y esfuerzo.

Si limitas cada email (y todas sus respuestas) a un único tema, será mucho más fácil y rápido gestionar tu bandeja de entrada.

Por este motivo es preferible enviar varios correos a los mismos destinatarios en los que se trate un tema distinto en cada uno, que mezclar diversas cuestiones en el mismo mail.

 

Asuntos descriptivos y claros

Y ya que vas a hacer que tus correos traten un único tema ¿por qué no ponerle un asunto acorde?

El asunto es uno de los elementos más importantes de un correo. Se trata de la «carta de presentación» de un mail, por lo que influirá poderosamente en la gestión posterior que haga el receptor de su bandeja de entrada.

Cuando gestionas tu correo, sus asuntos hacen que los borres, los mandes a la carpeta SPAM sin leerlos, los programes para leer más adelante o los atiendas inmediatamente.

Por tanto, la primera regla que debes seguir es que todo correo que envíes debe tener asunto y además este debe ser adecuado.

Para ello, este debe ser claro y detallado. Cuanto más explícito sea el asunto, más fácil será seguir el hilo de correos para todos los implicados.

Huye de asuntos como «próxima reunión», «documento solicitado» o «presupuesto» y en su lugar usa otros como «convocatoria reunión producción 06/08/2019 10:00», «informe de ventas primer trimestre 2019» o «presupuesto proyecto Biffwin – agosto 2019».

Ten en cuenta de que el hecho de que un correo tenga el asunto adecuado no depende exclusivamente del creador del email, sino también de aquellas personas que hacen replys al email original.

Así que no te cortes a la hora de cambiar el asunto de un correo cuando respondas a él, si consideras que no es lo suficientemente descriptivo y claro. Comienza tu correo indicando que has cambiado el asunto y los motivos por lo que lo has hecho, y tus interlocutores recibirán el cambio con los brazos abiertos.

 

Se conciso

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¡Al grano!

Todo texto escrito en el entorno digital es susceptible de caer en lo que yo llamo «la maldición del tocho» 🙂

Se trata del rechazo inicial que provoca ver demasiado texto junto, ya sabes ese ¡buf! que emitimos nada más ver el tocho en cuestión.

Por ejemplo, este artículo que estás leyendo intenta minimizar la maldición mediante su división en secciones y la inclusión de imágenes.

El correo electrónico también sufre de esta maldición, que se ve incrementada por las limitaciones de la comunicación escrita en cuanto a la interacción con el interlocutor.

Por eso tus mails deben ser cortos y directos. Si cuando estás redactando uno notas que te alargas demasiado, valora seriamente establecer una comunicación en tiempo real uno a uno en vez de usar el correo electrónico.

En diez minutos de conversación de viva voz, se puede intercambiar mucha más información que en diez minutos redactando un email.

 

No seas ambiguo

Si es importante que tus correos sean cortos como hemos visto en el apartado anterior, aún más importantes es que sean claros. Debes ir al grano y ser específico.

De nada sirve tener el tema claro, un asunto impecable y la cantidad de texto justa, si la información que transmites en tus mails es ambigua o está abierta a interpretaciones.

Si se trata de un correo que habla sobre una cita o reunión, específica lugar, fecha y hora. Huye de expresiones como “nos vemos sobre las 12 o 12:30” o “quedamos dónde te venga mejor”. No hagas trabajar a los demás, toma la iniciativa y resuelve tú mismo las ambigüedades.

Si es para dar indicaciones a terceros, específica qué quieres que se haga, cómo y cuándo. No olvides adjuntar toda la información necesaria para ello en tu correo, o bien indica dónde se puede encontrar dicha información.

En resumen, pon todos los medios para que no sea necesario responder a tu email pidiendo información o aclaraciones adicionales. Harás un empleo más eficiente de tu tiempo y ayudarás a que los demás también lo empleen mejor.

 

Destinatarios adecuados

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Apunta cuidadosamente y no malgastes flechas 🙂

Este es el último paso ¡ya casi lo tenemos! 🙂

Si has seguido todos los pasos hasta ahora tienes todos los ingredientes para redactar correos eficientes, así que sólo te queda decidir a quién se lo vas a enviar.

Para ello debes hacerte preguntas como las siguientes ¿para quién resulta relevante lo que tengo que contar?, si estas solicitando algo ¿quién puede atender tus peticiones?, si estás informando de algo ¿para quién es importante esa información?

Las personas que obtengas como respuesta a este tipo de preguntas serán las que realmente tendrás que incluir como destinatarios de tus mails.

Seguro que recibes una gran cantidad de correos que no te interesan porque estás en copia junto con un montón de personas más. Estos correos consumen parte de tu atención, tiempo y energía. Recursos que deberías emplear en otras tareas que sí sean de tu interés.

Así que no hagas lo mismo e incluye en tus correos únicamente a las personas para las cuales la información que vas a enviarlas les resulta relevante.

 

¿Cómo usas el correo electrónico?

Y en tu caso ¿cuál es tu relación con el email? ¿crees que la información de esta serie de artículos puede ayudarte a usarlo de forma más eficiente?

Me gustaría saber tu opinión y si tienes otras técnicas o trucos que empleas para gestionar tu correo electrónico, así que ¡no te cortes y deja un comentario!

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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