Tutorial para un uso eficaz del correo electrónico. Parte I

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Hola ¿Qué tal?

Espero que Julio haya sido un mes productivo y que haya contribuido a acercarte a tu objetivos trimestrales y anuales 🙂

Con esta entrada retomamos las series de artículos centrados en un tema o herramienta concreta, a los que damos un enfoque eminentemente práctico.

En esta ocasión me gustaría hablarte de algo que usamos todos los días, tiene gran relevancia y que consume una gran parte de nuestro tiempo: el correo electrónico.

¿List@? ¡Vamos con ello!

 

Situación actual

El correo electrónico se ha convertido en nuestra principal herramienta de comunicación profesional. Lo usamos prácticamente para todo cuando se trata de comunicarnos: enviar documentos, convocar reuniones, pedir algo, entregar algo o simplemente para mantener una «conversación».

Además, lo empleamos con interlocutores de todo tipo: clientes, proveedores, jefes, empleados e incluso con el compañero de la mesa de al lado.

Los principales motivos que han contribuido a su uso masivo tienen que ver con sus siguientes características:

  • Unidireccionalidad: para establecer una comunicación por correo electrónico no es necesario que los interlocutores estén disponibles simultáneamente. Basta con que el emisor escriba su mensaje y los receptores decidirán cuándo y cómo procesan esa información.
  • Múltiples interlocutores: es muy sencillo establecer una comunicación con múltiples interlocutores o implicar a otras personas en ella mediante las opciones de receptores en copia.
  • Constancia por escrito: las comunicaciones quedan escritas y se almacenan automáticamente, lo que permite recurrir a ellas posteriormente en caso necesario.

Sin embargo, aunque estas propiedades del correo electrónico son muy potentes, no justifican que haya que usar el correo electrónico como vía de comunicación en todos los casos.

En algunas ocasiones será la herramienta adecuada, pero en otras resultará ineficaz.

 

El uso adecuado

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Despacito y buena letra 🙂

Del mismo modo que no llamas por teléfono a partir de cierta hora o no empleas un lenguaje coloquial en una entrevista de trabajo, debes saber cómo hacer un uso adecuado del correo electrónico.

Para ello, el primer paso es entender que se trata de una herramienta y ser consciente de cuáles son sus características.

Por eso en esta primera parte de la serie me gustaría centrarme en las características generales del correo electrónico, que son aquellas que debes conocer y aplicar en primer lugar.

En definitiva, cuales son las reglas generales para emplearlo de forma apropiada

En artículos posteriores seremos más detallistas y hablaremos de técnicas y trucos con aplicaciones prácticas y directas.

 

¿Eres «revisador» de correo electrónico?

Estoy seguro de que cuando fijas tus objetivos laborales, estos no se miden por el número de correos revisados.

¿Tienes el objetivo de responder cien mails al mes? ¿Cobras comisiones el mes que respondes a un mayor número de correos electrónicos?

Seguro que no vas a recibir una gratificación por revisar cien mensajes de correo más al mes, ni los beneficios de tu compañía no van a mejorar porque gestiones un 10% más de emails al trimestre.

El correo electrónico es una potente herramienta que puede ayudarte a conseguir tus objetivos, pero no es un fin en sí mismo. Por eso debes darle la importancia que tiene.

De este modo, tu principal tarea del día o aquella que haces al principio de la jornada cuando tu energía y atención son más altas no debería ser revisar el correo electrónico.

Por el mismo motivo tu objetivo al final del día nunca será haber leído todos los correos de la bandeja de entrada, sino haber terminado esa tarea que realmente sabes que te acerca a tus objetivos.

Y el tiempo y la energía que dediques al email, no podrás dedicarlo a las tareas que de verdad te ayudan a alcanzar tus metas.

En conclusión: si tratas al correo electrónico como lo que es y le otorgas prioridad a aquello que realmente la tiene, tu eficiencia y tus resultados mejorarán considerablemente.

 

La trampa del chat

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¡Así no!

El correo pierde su sentido y eficacia cuando lo usamos para algo para lo que no está pensado, y uno de esos usos más frecuentes es como si fuera un chat. Si lo que queremos es intercambiar mensajes cortos en tiempo real, hay multitud de herramientas especializadas que serán mucho más adecuadas para ello.

Echa un vistazo a tus últimos correos. Si detectas que recibes o envías muchos correos que contienen una única frase (o incluso solo un «OK») y además hay muchos «replys» al correo original, es seguro que estás usando el mail a modo de chat.

En estos casos es mucho más efectivo y supone una reducción considerable de tiempo la comunicación directa uno a uno con tu interlocutor. Una llamada telefónica de cinco minutos puede ahorrar horas de revisar y contestar correos.

Por eso es crucial saber cuáles son los límites de la comunicación por email y pasar a otro tipo de comunicación cuando esta deje de ser efectiva.

 

La base de datos

Aunque es posible buscar comunicaciones pasadas de forma sencilla y rápida, el correo electrónico no es una herramienta de base de datos eficiente.

Está pensado para la comunicación no para el almacenamiento de información, por lo que usarlo para este fin es altamente ineficiente sobre todo si tenemos cientos o miles de correos entre los que buscar.

Por eso la información que se genera mediante esta vía, debe archivarse y categorizarse de forma externa para lo que te propongo las siguientes acciones:

  • Descarga y almacena los archivos adjuntos: si archivas y categorizas los adjuntos en carpetas, podrás acceder a ellos de forma rápida y sencilla sin necesidad de bucear entre cientos de correos. Siempre será más rápido y eficaz buscar un fichero que tú mismo has clasificado, que uno que simplemente has recibido, pero no has catalogado.
  • Anota y clasifica la información que contienen: es una buena práctica crear documentos, apuntes o pequeñas bases de datos con la información relevante de los correos electrónicos. De esta forma podrás dar con los datos que te interesan empleando mucho menos esfuerzo, que si buscas esa información relevante entre una maraña de emails en el gestor de correo electrónico.

 

La comunicación es cosa de dos

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Dos no se comunican si uno no quiere

El buen uso del correo electrónico por parte de uno mismo es fundamental, pero es necesario tener en cuenta que existe una parte que no depende de nosotros.

El empleo que hacen nuestros interlocutores del email hacia nosotros, también va a influir en nuestra relación con él.

Me refiero a cosas como estar en copia en correos que no nos incumben directamente, respuestas a mails cuyo contenido no tiene nada que ver con la información original o información de terceros incluida en el histórico de mails recibidos que no nos interesa o incluso que no deberíamos conocer.

Así que también es importante «educar» en este sentido a nuestros interlocutores, y exigir que cumplan unas reglas mínimas en sus comunicaciones con nosotros mediante correo electrónico.

No seas tímid@ a la hora de pedirlo, el rechazo inicial pasará a ser una anécdota cuando la persona con la que te comunicas compruebe que él también resulta beneficiado al seguir las reglas que le has indicado.

 

Continuará…

Ahora que ya sabes cuáles son las pautas generales para hacer un uso efectivo del correo electrónico, en el próximo artículo abandonaremos las generalidades y nos centraremos en técnicas concretas para llevar a cabo estas pautas.

Mientras tanto, me gustaría saber que te ha parecido esta primera parte así que ¡anímate y deja un comentario!

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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