¿Estresado cuando se acerca una fecha límite? Deja de correr

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Las fechas límite nos dan miedo. Por eso siempre que podemos tratamos de evitarlas y usamos expresiones como “esta semana lo tienes”, “si todo va bien mañana te lo entrego” o versiones más cool como “estará ASAP”. Nos dan miedo porque implican estrés y caos cuando se acerca la fecha final. Y eso es desagradable.

Pero ¿crees que empleas el tiempo adecuado para acabar tus proyectos? ¿o crees que podrías terminarlos antes?

 

Los trenes y las fechas límite

Cuando compras un billete para un tren de Alta Velocidad, eres consciente de la política de horarios que tiene. Sabes que si te retrasas en llegar a la estación, el convoy va a salir sin ti. El tren no espera a nadie. 

Y pocas veces llegas a tarde a tu cita. Planificas tus tareas de tal forma que te asegures de estar en el andén en el momento correcto. Sería poco menos que una debacle no poder hacer ese viaje por retrasarte al coger el tren.

Tener un timeline concreto e inflexible te ayuda a ser más planificado, a aprovechar mejor tu tiempo y asegurarte de cumplir la fecha prevista.

¿Te imaginas que el horario del tren fuera “a principios de semana si todo va bien”? Sería imposible viajar así.

Lo mismo sucede con tus tareas y proyectos: unos timelines detallados, cercanos y realistas te ayudan a ser más eficiente y a aprovechar mejor tu tiempo.

Hoy te hablaré de:

  • Da a las fechas la importancia que tienen. Sin fechas no hay plan.
  • Las tareas se extienden hasta ocupar todo el tiempo disponible. La ley de Parkinson
  • Ponte fechas para todo y pídeselas también a tus colaboradores.

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Da a las fechas la importancia que tienen. Sin fechas no hay plan.

Todos los planes tienen algo en común: tienen una fecha para hacerse realidad.

Da igual si estás planeando tus próximas vacaciones, quieres comprarte un coche o decidir una nueva estrategia de marketing para tu negocio. A todo debes ponerle fecha.

Las vacaciones tienen que ser en agosto, el coche lo necesitas antes de final de año y el lanzamiento de la nueva campaña tiene que ser en septiembre que es el mes en el que se producen más ventas.

Si piensas en hacer algo, pero no le pones fecha, tengo una mala noticia: nunca lo llevarás a cabo.

Si crees que «algún día» harás ese viaje que quieres o que «cuando tengas tiempo» empezarás a escribir la novela que llevas tiempo barruntando, te estás engañando. No harás esas cosas ni ninguna otra hasta que no les pongas fecha.

Puede ser un día concreto o quizás una semana o un mes, pero debes marcar un límite temporal a todo lo que quieras hacer.

¿Cuántas veces te ha dicho algún conocido “a ver si nos vemos y nos tomamos un café”? ¿Y cuantas veces ha sucedido?

Y es que:

  • Las cosas no suceden solas ni de forma espontánea, es necesario planearlas y dotarlas de una fecha límite
  • Cuanto más definida sea una fecha límite, más probable es que se cumpla lo que quieres hacer en esa fecha

Imagínate que cambias el “a ver si nos vemos y nos tomamos un café” por “el miércoles por la tarde lo tengo libre, ¿a las 5 en el bar de siempre?”

¿Qué crees que sucederá? ¿Dirías que hay más o menos posibilidades de que tomar ese café se haga realidad?

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Las tareas se extienden hasta ocupar todo el tiempo disponible. La ley de Parkinson

Bien, digamos que ya tienes fechas para tus tareas importantes. Unas serán más cercanas, otras más lejanas, algunas más conservadoras y otras más atrevidas, pero lo importante es que las tienes.

El primer paso está dado.

Ahora debes asegurarte que las fechas son adecuadas, y eso sólo depende de ti y de tus circunstancias particulares.

Cada uno de nosotros hacemos las cosas a diferente velocidad en función de muchos factores, la habilidad, las ganas, la experiencia…

Pero sí hay una regla que se cumple para todos los casos: siempre son más efectivas las fechas ajustadas que las que son más amplias o tienen más margen.

Seguro que te has fijado que cuanto más tiempo tengas para hacer algo, más problemas planteará, más detalles tendrás en cuenta o más perfeccionista tenderás a ser.

Harás lo que sea para llenar el tiempo disponible hasta la fecha límite.

Si tienes una semana de plazo para presentar un presupuesto, más lo adornarás, más opciones (que el cliente no había pedido) añadirás o más te pensarás si lo vas a hacer con descuento o no. Sea como sea, te asegurarás de tener las tareas suficientes para llenar el tiempo hasta que se cumpla la semana.

Sin embargo, si para hacer el mismo presupuesto sólo tienes una hora, irás al grano, desecharás lo superfluo, te concentrarás en lo importante y divagarás mucho menos.

Y en ambos casos, el resultado final será muy parecido.

¿Te ha pasado algo así? ¿Te resulta familiar?

Esto sucede debido a la ley de Parkinson que dice: «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine».

Parkinson la formuló empíricamente a partir de múltiples observaciones científicas en el Servicio Civil Británico, y desde entonces (mediados del s.XX) hasta hoy se ha descubierto que también se da en muchos otros ámbitos:

  • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos: te ha pasado que ganes lo que ganes ¿no consigues ahorrar lo que te gustaría?
  • Los datos digitales se expanden hasta llenar todo el espacio disponible. ¿tu móvil ya te ha avisado de que te queda poco espacio? ¿a pesar de que tiene cuatro veces más capacidad que el último que tuviste?

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Ponte fechas para todo y pídeselas también a tus colaboradores.

Así que además de poner fechas para todo, asegúrate de que suponen un reto para ti. Y por supuesto una vez que las hayas fijado, cúmplelas.

Fíjalas lo más ajustadas que puedas, que tengas que esforzarte para llegar a ellas, pero sin que llegues a estar agobiado. Que te mantengan en ese punto de estar enchufado, pero sin estresarte.

Sé que es difícil.

Poner fechas adecuadas es todo un arte y tardarás un tiempo en dominarlo, pero cuando lo hagas te darás cuenta que puedes hacer mucho más de lo que haces. Que puedes usar tu tiempo de una forma más eficiente.

Y si tú tienes fechas, también debes pedírselas a tus colaboradores.

De nada servirá que te marques una fecha límite para presentar una oferta, si antes el departamento de compras no te dice cuanto descuento puedes aplicar en ella.

Exige fechas claras y concretas para el trabajo de tus colaboradores y compañeros que te afecte a ti y vigila su cumplimiento. Durante un tiempo no serás el más popular de la oficina, pero al final te lo agradecerán.

¿No te gustaría perder el tren verdad? Pues entonces se puntual. El tren no espera a nadie

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¡Empieza HOY!

  • Tus fechas importan. Sin fechas no hay plan
  • Tus tareas se extienden hasta ocupar todo el tiempo disponible. Define timelines ajustados.
  • Pon fechas a todo y pídeselas también a tus compañeros y colaboradores.

Se más rentable empleando tu tiempo en lo que de verdad importa.

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