La mejor estrategia para lidiar con tus tareas más pesadas

por

¡Hola! ¿Cómo te va?

Si echas un vistazo a los artículos publicados hasta ahora en Biffwin, verás que muchos de ellos se basan en el principio por excelencia de la productividad personal: hacer lo que tienes que hacer.

Se trata de una visión bastante simplista, pero no por ello pierde ni un ápice de su potencia. Y es que si empleas tu tiempo en aquello que te hace avanzar, tu progreso será inevitable.

Pero incluso en el caso de que sepas que es aquello que debes hacer, en ocasiones su magnitud o dificultad provoca que su realización sea incierta, y acabes haciendo otras tareas de menor impacto en su lugar.

Esta es una situación bastante común, por lo que en este artículo te contaré cómo lidiar con esas tareas titánicas y conseguir hacerlas de una vez por todas.

¿Te parece un buen plan? ¡A por ello!

 

Los tres pilares

En base a mi experiencia ayudando o asesorando a terceros y también a mí mismo, he llegado a la conclusión de que existen tres pilares básicos en la productividad personal:

  • Relevancia
  • Foco
  • Motivación

Trataremos estos pilares en profundidad en futuros artículos. Sin embargo, como idea clave te puedo decir que si lo que haces es relevante para tu progreso, te enfocas en ello y además estás motivado para hacerlo será inevitable que alcances tus objetivos.

En Biffwin hay artículos dedicados a cada uno de estos pilares, como el dedicado a priorizar tareas (relevancia), a las fechas límite (foco), o las reglas para mantenerte motivado (motivación).

Si alguno de estos pilares se tambalea, tu productividad disminuirá rápidamente.

 

Tareas hipopótamo

tareas-hipopotamo

¡Buf, que pereza!

Seguro que te haces una idea de cuáles son este tipo de tareas. Se trata de aquellas que son pesadas, de gran tamaño, demasiado generales, poco abarcables y en general no muy bien definidas.

Las tareas hipopótamo suelen ser relevantes, pero su dimensión hace que centrar el foco en ellas sea complicado y ya no digamos encontrar motivación para acometerlas.

Veamos un ejemplo.

Digamos que una tarea relevante para mí en el objetivo de dar a conocer la productividad y gestión del tiempo, es publicar un artículo cada semana en Biffwin.

Su importancia es clara, pero es difícil poner en foco en ella ¿por dónde empiezo? ¿cuáles son los pasos a seguir? ¿cuánto voy a tardar? ¿qué temas voy a tratar?…

Es una tarea demasiado grande que, en vez de motivarme, probablemente me genere rechazo.

Se trata de un ejemplo real, así que podré contarte de primera mano cómo he convertido esta tarea pesada y poco abarcable en otras más manejables 🙂

 

Trocea

La clave para tratar con las tareas hipopótamo es trocearlas en partes lo suficientemente pequeñas como para que puedan ser acometidas fácilmente.

Cada una de estas partes contribuirá a que la gran tarea que teníamos entre manos se vaya completando poco a poco, de modo que cuando hayamos acabado todas las partes habremos terminado la tarea en su totalidad.

¿Fácil no? En realidad, tiene más miga de lo que parece, pues generar todas las subtareas y sus relaciones entre ellas de forma óptima requiere destreza y práctica.

Para ello es muy útil ir generando un árbol de tareas que surgirá de forma inversa a su estructura tradicional, es decir que irá de las ramas hasta el tronco.

De esta forma las ramas más pequeñas (tareas sencillas), irán formando ramas cada vez más grandes (tareas cada vez más complejas) hasta llegar al tronco (nuestra tarea hipopótamo).

Te lo ilustro con un ejemplo un poco más abajo.

 

El tamaño de las ramas

tamano-ramas

Cada rama en su sitio

Así que ya sabemos que debemos trocear y crear una estructura de árbol, pero ¿hasta dónde hay que llegar con las ramificaciones?

Se trata de una de las decisiones más importantes, ya que el objetivo final de trocear nuestra tarea hipopótamo es hacerla más fácil de realizar. Eso implica que las nuevas tareas resultantes de este proceso de división deben ser acordes con este fin.

Personalmente después de muchas pruebas con tareas de distintos tamaños y complejidad, he llegado a la conclusión de que la magnitud más adecuada es aquella que te permite realizar la tarea de una sola vez.

Es decir, que sea posible completarla del tirón, sin hacer pausas, descansos ni interrupciones en su realización.

 

La importancia de terminar

La elección de este tamaño en concreto, es consecuencia de un principio básico en productividad: terminar las tareas.

Como ya he comentado en otros artículos, la estrategia de objetivos y la planificación son imprescindibles, pero no sirven de nada si no se pasa a la acción y se hacen las tareas previstas. Y «hacer» significa empezar y, sobre todo, terminar las tareas.

Y en el paradigma actual plagado de interrupciones, distracciones y urgencias, acabar una tarea es más difícil de lo que parece.

Por eso, si una tarea es capaz de hacerse en el tiempo en el que el foco y la motivación son máximos (entre 30 y 45 minutos habitualmente) podemos asegurar que la terminaremos en la gran mayoría de los casos.

No debemos subestimar el impacto de estas tareas cortas. Una tarea terminada (tenga la magnitud que tenga), hace que estemos más cerca de finalizar nuestra tarea hipopótamo. Sin embargo, una tarea que se ha dejado a medias, nos deja en el mismo lugar del que partíamos al iniciarla.

Además, el hecho de saber que hemos terminado algo (aunque sea pequeño), constata que estamos avanzando, lo que proporciona un extra de motivación.

 

El artículo de Biffwin

Pero sigamos con el ejemplo del artículo de Biffwin que comentaba unos párrafos más atrás. El árbol de tareas que sigo para este caso es el siguiente:

arbol-tareas

Verás que la primera división que hago y por tanto las ramas principales en la que se divide la tarea son:

  • Tema (elegir la temática del artículo)
  • Texto (escritura del texto del artículo)
  • Imágenes (elección y tratamiento de imágenes del artículo)
  • Publicación (todo lo relacionado con la publicación y difusión del artículo)

Para este ejemplo, sólo voy a tratar la subtarea «Tema» que se divide a su vez en las siguientes tareas:

  • Revisión de últimos artículos de Biffwin (para no repetir temática)
  • Consulta de posibles temas en la red (para ver qué es lo más actual o demandado)
  • Repaso de lista de temas pendientes (ver si hay algún tema pendiente que se ajuste y si no, actualizar la lista)

Como ves, son tareas lo suficientemente cortas y sencillas que permiten su realización de una sola vez, lo que permite iniciarlas y terminarlas rápidamente.

Al finalizar estas tres tareas, la elección del tema se basará en la información obtenida en ellas y se convertirá en una tarea que podré hacer de forma fácil, rápida y de una sola vez.

Este mismo planteamiento es el que sigo para el texto, imágenes y publicación de tal forma que una vez realizados estos trabajos, el nuevo artículo estará publicado.

 

Hazlo pequeño

Esta técnica de la división es aplicable en todos los casos, aunque la tarea parezca titánica. Cualquier tarea por muy difícil que sea, se convierte en asequible si se divide en las porciones adecuadas.

Si quieres escribir un libro, hazlo escribiendo una página cada vez. Si pretendes conseguir activos financieros, ahorra un poco todos los meses. Si aspiras a aumentar tus ingresos, genera más valor todos los días.

 

¿Te llevas bien con tus tareas hipopótamo?

Y tu ¿cómo gestionas tus tareas más pesadas? ¿las troceas y las completas poco a poco o te vence la procrastinación? Siéntete libre de expresarte en los comentarios 🙂

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

Ey, ¿No vas a dejar un comentario?

2 Comentarios

  1. Rocío

    Gracias por la información. Gran aporte de esta web. Saludos!

    Responder
    • Rubén Rojas

      Hola Rocío!
      Me alegro que te guste, ¡gracias por comentar! 🙂

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *