¿Tienes sala de espera para tus urgencias?

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Todo el día corriendo, apagando fuegos, atendiendo urgencias. Nos encanta sentir que resolvemos problemas, que somos los bomberos de la oficina, los que impiden que el trabajo se convierta en un caos. Pero después de haber hecho todo eso ¿Cuántas de tus prioridades has resuelto?

 

La medicina y las urgencias

Todos hemos estado alguna vez en la sala de urgencias de un hospital siendo el paciente o acompañando a otra persona. No es una situación agradable.

Sin embargo, es el mejor ejemplo que soy capaz de imaginar sobre una correcta gestión de las urgencias.

En la sala de urgencias de un hospital no importa cuándo has llegado, lo que digas o hagas allí, como te llames, ni a lo que te dediques. Serás atendido según la urgencia de tu dolencia.

El mundo profesional que vivimos está lleno de urgencias. Todo es urgente, para ayer y ya tenía que estar hecho.

La forma en la que gestiones las urgencias de terceros, determinará el tiempo que te quedará disponible para tus propias prioridades. Entonces ¿por qué sigues intentando apagar todos los fuegos?

Hoy te hablaré de:

  • Cómo distinguir las falsas urgencias de las reales.
  • Lo que es urgente para otros no tiene por qué serlo para ti.
  • Una urgencia es lo opuesto a un plan. Si tienes demasiadas urgencias tu planificación no está funcionando.

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Como distinguir las falsas urgencias de las reales

Estar permanentemente ocupados nos produce una gran satisfacción instantánea. Sentir que somos capaces de lidiar con todos los marrones que se nos pongan delante, nos da un subidón de autoestima y de valía profesional.

Pero es una sensación efímera.

Al final del mes, tienes la sensación de que ya ha pasado otro mes pero tu estás en el mismo punto que el mes pasado.

Mucho estrés, muchos fuegos apagados, pero tú no avanzas.

Vivimos en un mundo dónde la inmediatez prima. Estamos acostumbrados a que todo sea inmediato, a conseguir las cosas que queremos ya.

Nos molestamos si alguien no contesta nuestros whatsapps inmediatamente, o si no recibimos respuesta a un correo electrónico en pocas horas. Vamos con prisa a todas partes y valoramos más que algo se resuelva rápido a que se resuelva bien.

Por eso, las urgencias abundan en nuestro día a día. Para nuestros clientes, jefes o compañeros de trabajo todo es urgente.

Y para poder gestionar todas esas supuestas urgencias el primer paso es saber cuáles son realmente urgencias y cuáles no:

  • ¿Lo que tienes que hacer pierde su sentido si no lo haces inmediatamente? Piénsalo detenidamente y descubrirás que muy pocas tareas cumplen este principio. La gran mayoría pueden esperar un tiempo, algunas una hora y otras una semana, pero muy pocas dependen de que se hagan de forma inmediata.
  • ¿Se obtiene un resultado óptimo si se hace ya? La mayoría de las cosas que hacemos salen mejor si se piensan previamente, si se tiene un plan para hacerlas. Resolver problemas sobre la marcha sin pararse a pensar cuál es la mejor manera para afrontarlos, es la receta ideal para que vuelvan a aparecer en el futuro.

Respondiendo a estas preguntas detectarás las falsas urgencias, esas tareas que se disfrazan de urgentes en un intento de que estén realizadas lo antes posible.

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Lo que es urgente para otros no tiene por qué serlo para ti.

Nos encanta la sensación de estar ocupados. Nos vemos dinámicos, vitales, en movimiento. Sentimos que aprovechamos a tope el tiempo y que resolvemos los problemas que van surgiendo en tiempo record.

Pero esos problemas que resuelves ¿Son realmente tus problemas? ¿O son los de otros que has asumido como tuyos?

Cuando algo urgente aparece, todo es frenético y estresante. No tenemos tiempo para pensar en lo que vamos a hacer, simplemente intentamos hacerlo lo antes posible.

Esta es la trampa de la inmediatez, su propia naturaleza dificulta que podamos reflexionar acerca de lo que vamos a hacer.

Sin embargo, dedicar unos instantes a reflexionar sobre la tarea urgente que tenemos delante es vital porque:

  • Las urgencias de terceros pueden no ser tus urgencias ¿Atender esta tarea inmediatamente realmente es importante para mí? ¿Me ayudará a acercarme a mis objetivos? O por el contrario ¿contribuye a los objetivos de terceros?

Saber lo que implica para ti una nueva urgencia, te será muy útil para saber si debes atenderla o no.

  • Terminar lo que estás haciendo suele ser más importante que atender algo nuevo ¿Realmente tengo que dejar todo lo que estoy haciendo y salir corriendo? ¿Dejarlo todo y dedicarme a la nueva urgencia me va a suponer un beneficio?

La mayoría de las veces acabar lo que tienes a medias, es mucho más productivo que empezar con algo nuevo. Aunque sea una urgencia.

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Una urgencia es lo opuesto a un plan.

Seguro que has notado que las urgencias suelen ir asociadas a un peligroso compañero de viaje: los imprevistos.

Los días están llenos de imprevistos que se cuelan en nuestro trabajo de un montón de formas distintas: por correo electrónico, mensajería, por teléfono, en persona…

Pero los imprevistos en sí mismos no sólo no son negativos, sino deseables. La realidad cambia constantemente, así que los objetivos y las tareas que se desprenden de ellos también deben cambiar para adaptarse a la nueva realidad.

Así que es totalmente normal que haya cosas que se escapen a nuestras previsiones, que surjan los imprevistos. Pero eso NO significa que haya que atenderlos inmediatamente.

Tener y seguir planes es algo que hacemos todos los días de forma natural. Se nos da bien y nos ayuda a dar coherencia a nuestros días.

Nos levantamos a la misma hora y hacemos la misma rutina todas las mañanas, los mismos trayectos a la misma hora, el mismo restaurante, la misma hora de vuelta a casa…

Ese es nuestro plan y cualquier imprevisto que lo modifique puede arruinarnos el día.

Si se te pegan las sábanas y te levantas media hora más tarde de lo habitual, es casi seguro que irás con el pie cambiado todo el día. ¿Te resulta familiar?

Lo mismo sucede con los planes que tienes para tus tareas.

Los imprevistos que hay que atender de forma urgente afectan a tu planificación y pueden arruinar el trabajo de toda tu jornada.

Por eso prioriza SIEMPRE la planificación sobre la improvisación. Lo preparado a priori sobre lo que surge en el momento.

Valora muy bien si debes cambiar tus planes.

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¿A qué esperas para ponerlo en práctica?

  • Distingue las falsas urgencias de las reales.
  • Descubre si las urgencias de otros son tus urgencias
  • Prioriza los planes sobre los imprevistos

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