Cinco claves para que tus reuniones sean realmente productivas

por | Mar 21, 2019

¡Hola! ¿Todo bien? Aquí estoy de nuevo con un artículo que estoy seguro que será de tu interés 🙂

En esta ocasión vamos a hablar de las reuniones productivas. Te voy a contar el método que sigo actualmente para plantear y celebrar reuniones, tanto si las convoco yo como si soy convocado a ellas.

Mi método actual es el resultado de 5 años de reuniones en las que he pasado por muchas fases, desde la inicial en la que asistía a las reuniones «a ver qué pasa», hasta la actual en la que exijo unos requisitos mínimos para asistir a una reunión.

Pero no me quiero adelantar, así que ¡vamos allá!

 

Charlemos de la vida

Empecemos por el principio ¿qué es una reunión? En esta ocasión la RAE no sale al rescate y no nos ofrece una acepción dentro del ámbito profesional para la palabra «reunión».

Así que tendré que intentarlo por mi cuenta.

Reunión: «acto en el que dos o más personas se reúnen física o virtualmente para discutir uno o varios temas con el objetivo de alcanzar acuerdos sobre ellos»

Creo que puede valer 🙂

La clave de toda reunión es que tiene uno o varios objetivos. Se busca conseguir algo con ella, obtener un resultado que no podría darse si no se celebrara.

Esta es la principal diferencia entre una reunión de trabajo y una charla con los amiguetes. La primera tiene un objetivo concreto, mientras que la charla con los colegas es un fin en sí misma: disfrutar de la charla propiamente dicha.

Esta diferencia es quid de la cuestión. Los objetivos tienen la capacidad de hacer que una reunión sea productiva y útil, en vez de pesada, larga y con la sensación de haber perdido el tiempo.

Lo comentaré más adelante, pero este es el motivo por el que hay que huir de las reuniones «de seguimiento» en las que se pretende «ver qué tal va todo», de las reuniones «informativas» en las que no se toma ninguna decisión, y de muchas otras reuniones sin un objetivo claro tan habituales en cualquier empresa.

 

Optimizando recursos

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¡Dame más Sol!

Una reunión es uno de los eventos en el mundo profesional que consume más recursos.

Todos los asistentes no están realizando sus respectivas tareas, por lo que a efectos prácticos es tiempo no productivo. Eso quiere decir que después de la reunión debemos ser capaces de generar más valor por unidad de tiempo, que el que generábamos antes de esta.

Por ejemplo, una reunión de planificación en la que se realice una eficaz asignación de tareas centrará el foco de los asistentes haciendo que su trabajo sea más eficaz.

Por tanto, las reuniones deben ser esporádicas, rápidas y con un gran impacto en el trabajo de las personas que asisten a ellas.

Sin embargo, la realidad en muchas empresas actuales es muy diferente. Si has asistido a alguna reunión últimamente, seguramente todo esto te resulte familiar.

Las claves

Pero no me enrollo más y pasamos al meollo del asunto, que hay mucha tela que cortar.

Todas las reuniones tienen unas claves básicas. Son las siguientes:

 

Clave 1: ¿Es imprescindible?

Lo primero que debes preguntarte a la hora de fijar una reunión es lo siguiente ¿es realmente imprescindible su celebración?, ¿podría alcanzarse el objetivo deseado por otros medios?

Ya hemos visto que las reuniones consumen muchos recursos, por lo que hay que asegurarse que estos se van a emplear de forma adecuada.

Un problema habitual de las reuniones actuales es que muchas de ellas son evitables. Se crean reuniones para todo y se tiende a convocar a cualquiera que remotamente está involucrado con aquello que se pretende tratar.

La mayoría de estas reuniones se pueden evitar con una buena planificación y una adecuada herramienta de trabajo colaborativo.

En vez de en una reunión, la información se puede transmitir a través de informes y los seguimientos se pueden realizar sobre herramientas de gestión de proyectos.

Recuerda que la reunión más efectiva es aquella que no es necesario celebrar.

 

Clave 2: Fija objetivos

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Fija el tiro

Toda reunión debe tener al menos un objetivo claro, conciso, definido y medible.

No es lo mismo reunirse para «estudiar los resultados de la última campaña» que reunirse para «fijar un paquete de medidas que haga que la próxima campaña aumente las ventas un 5%». En ambos casos se analizarán los resultados obtenidos en la última campaña, pero en el segundo existe un objetivo claro.

Todos los asistentes deben conocer el objetivo antes de la celebración de la reunión, pues de ellos depende alcanzarlo y deberán preparar el terreno para ello.

Sin objetivos ya sabemos que una reunión pasa a convertirse en una charla.

 

Clave 3: El orden del día.

El orden del día es el plan previsto para alcanzar los objetivos perseguidos de la reunión. Se trata de un elemento imprescindible para una reunión productiva.

Una vez que el objetivo de la reunión está fijado, ha de trazarse un plan para conseguirlo. Ese plan queda reflejado en el orden del día.

Este documento tiene dos finalidades principales:

Servir de guía durante la reunión: El orden del día debe seguirse fielmente durante la reunión. No debe permitirse tratar ningún asunto que no esté contemplado en él.

Indicar el trabajo a realizar antes de la reunión: en este documento no sólo se comunica a los asistentes los pasos que se quieren dar en la reunión, sino que también se informa de lo que se espera que cada uno de ellos aporte para alcanzar el objetivo.

Este punto es una de las claves para tener reuniones productivas. Es lo que se conoce comúnmente como «prepararse la reunión».

Prepararse una reunión significa realizar todas las tareas previas a ella necesarias para alcanzar su objetivo. Y esas tareas son precisamente las que se desprenden del orden del día.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en la reunión para «estudiar los resultados de la última campaña» que no tiene orden del día, suele ocurrir que se va preguntando sobre la marcha a los responsables de marketing, que a su vez van buscando la información en ese momento.

Sin embargo, en la reunión para «fijar un paquete de medidas que haga que la próxima campaña aumente las ventas un 5%» que tiene un orden del día acorde a su objetivo, la información vendrá preparada de antemano y categorizada por su asociación con los aumentos de ventas producidos en la última campaña.

Un buen orden del día es clave para que la reunión posterior sea de calidad.

 

Clave 4: Controla los Tiempos

Ya sabes que en este blog el tiempo nos fascina y lo consideramos nuestro recurso más valioso, por lo que siempre hay que cuidarlo. Pero si además estamos hablando del tiempo de varias personas como ocurre en una reunión, hay que tener especial cuidado.

Se deben cuidar los tiempos en los siguientes apartados.

Convocatoria: la convocatoria de una reunión debe incluir los objetivos de la misma, así como el orden del día. Ya hemos comentado que el orden del día incluye el trabajo previo a realizar antes de la reunión, por lo que la convocatoria debe realizarse con la suficiente antelación como para que este trabajo pueda realizarse.

Por eso las «reuniones urgentes» tan habituales hoy en día, son firmes candidatas a ser poco productivas y eficientes.

En otro artículo hablaremos de las falsas urgencias y como condicionan nuestro trabajo diario, incluidas las reuniones.

La convocatoria debe ser única y definida en el tiempo y lugar. El inventor de las segundas convocatorias seguramente no valoraba adecuadamente su tiempo ni el de los demás, y eso es precisamente lo contrario de lo que defendemos en este blog (¡a la hoguera! :-))

Duración: una reunión debe tener una duración fija e inflexible. La habilidad de establecer su tiempo justo se perfecciona con el tiempo, pero debes empezar ya.

Una reunión sin una duración fijada tiende a alargarse, haciéndose cada vez menos productiva.

Seguro que alguna vez has estado en una reunión en la que alguien tenía que abandonarla a una hora concreta obligatoriamente. Estoy convencido de que se alcanzaron los objetivos previstos antes de que esa persona se marchara ¿he acertado?

Es sorprendente lo eficientes que podemos llegar a ser si tenemos un límite temporal impuesto. Usa esto en tu beneficio e impón tus propios límites temporales a las reuniones.

 

Clave 5: Culmina con un Acta

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¡A escribir!

Toda reunión debe tener un acta posterior en el que se recoja lo que se ha tratado en ella.

En el acta debe figurar un resumen de lo tratado, pero sobre todo deben aparecer las decisiones que se han tomado en ella y como afectan a los asistentes.

El acta ─ al contrario de lo que se cree habitualmente─ no es un documento orientado a que las personas que no han asistido sepan lo que se ha tratado, sino que su fin principal es recoger las tareas, responsabilidades y obligaciones que se han acordado para los asistentes.

En el acta de nuestra reunión para «fijar un paquete de medidas que haga que la próxima campaña aumente las ventas un 5%», deben indicarse claramente cuáles son las medidas a adoptar y qué personas las van a llevar a cabo.

 

Concluyendo

Todas las claves descritas son obligatorias para cualquier reunión productiva. Debes seguirlas cuando tú seas quién la convoca y exigirlas cuando seas convocado a una.

No tengas reparos al exigirlas en reuniones con terceros, es mejor tener que explicar el porqué de tus exigencias que emplear tu tiempo en reuniones eternas en las que no se obtiene un resultado claro.

Me gustaría que compartieras en los comentarios las características de tus reuniones actuales ¿son productivas? ¿sientes que es tiempo bien empleado?, o por el contrario, ¿crees que muchas de ellas son innecesarias?

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

Ey, ¿No vas a dejar un comentario?

2 Comentarios

  1. Marina

    Super interesante el aporte!!!

    Responder
    • Rubén Rojas

      Hola Marina!
      Me alegro que te guste 🙂 ¡gracias por comentar!

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