Claves probadas para priorizar fácilmente tus tareas

por

¡Hola! ¿Cómo estás?

Espero que te vaya todo sobre ruedas.

En este artículo vamos a hablar de cómo planificar las tareas de tal forma que aseguremos que nos centramos en las más prioritarias, aumentando así nuestra productividad y eficiencia.

¿Estas list@? ¡Vamos a por ello!

 

El punto de partida

Nuestras tareas del día a día son muchas y muy variadas. El ritmo de vida actual fomenta la prisa y la inmediatez frente a la calma y la planificación, lo que hace que hagamos muchas de estas tareas por inercia o de forma automática.

No es frecuente que nos paremos a valorar si una determinada tarea es más relevante para nuestros objetivos que otra y menos aún que desechemos algunas que no están alineadas con nuestros intereses.

La vorágine diaria nos empuja a intentar hacer todo lo que surge, especialmente si se trata de tareas que provienen de terceras personas. Nos cuesta mucho decir no, e incluso a veces ni siquiera sabemos que tenemos que hacerlo.

Esta situación es la principal responsable de que no avancemos ni notemos una evolución, de que tengamos la sensación de que estamos siempre muy ocupados pero no alcanzamos nuestros objetivos.

Vamos muy deprisa hacia ningún sitio.

 

Clasificando

clasificando

Todo dónde debe estar

Lo primero que debes hacer para avanzar con un rumbo es tener una estrategia de objetivos eficaz. Si quieres saber cuál es la que yo te propongo, echa un vistazo a la serie de artículos dedicados a ello.

Una vez tengas esta estrategia, el siguiente paso es gestionar aquello que haces en tu día a día. Debes tener un método para priorizar y planificar tus tareas.

El primer paso de este método es la clasificación de tareas, de tal forma que seas capaz de saber cuándo y cómo debes hacerlas o incluso si lo más adecuado es ignorar o eliminar algunas de ellas.

Para ello, te propongo que te bases en tres propiedades que todas comparten: importancia, urgencia e intensidad.

Actualmente este es el método que empleo para catalogar mis tareas y me funciona bastante bien. Espero que a ti también te resulte útil 🙂

 

Importancia

Se trata de la característica que mide el impacto que tiene la tarea en la consecución de tus objetivos. Gracias a la importancia es posible saber cuánto nos acerca la realización de la tarea a nuestras metas.

La clave de esta propiedad es que debes saber distinguir entre lo que es importante para ti y lo que no, aunque pueda serlo para otras personas.

En muchas ocasiones nos llegan tareas que son importantes para terceros, pero eso no implica que lo sean para ti. Veamoslo con un ejemplo.

Imagina que poco después de llegar a tu puesto de trabajo, viene un compañero o bien recibes una llamada de teléfono en la que se te informa de que hay que hacer una tarea muy importante para el cliente X o el proyecto Y. Es posible incluso que la información te llegue desde el propio cliente. ¿Te suena?

Es muy común que la persona que te informa de esto suponga que por el mero hecho de hacerlo, la tarea que te acaba de encomendar va a pasar automáticamente a tener la máxima prioridad y te vas a poner con ello inmediatamente.

Sin embargo, debes dedicar unos instantes a valorar la importancia que esa tarea tiene para ti. Puedes hacerlo respondiendo a preguntas como estas: ¿Realmente esta tarea es más relevante que aquello que ya tenía planificado? ¿Qué consecuencias puede tener que deje de hacer lo que tenía preparado y me ponga con la nueva tarea? ¿La tarea me acerca más a mis objetivos que aquella que ya tenía prevista?

Si las respuestas a estas preguntas no son afirmativas, debes planificar la nueva tarea adecuadamente en vez de hacerla inmediatamente.

Es clave saber decir no en el entorno profesional actual, pero de eso hablaremos en otro artículo.

En el ejemplo que tenemos entre manos, podrías decir no a la persona que te encarga la tarea de la siguiente forma: déjame que termine con un asunto importante que tengo a medias y en cuanto acabe me pongo con eso.

 

Urgencia

urgente

¿Para cuando tiene que estar? Para ayer 🙂

Esta propiedad mide la necesidad de ejecutar la tarea en un periodo temporal concreto, después del cual deja de tener sentido su realización. La urgencia nos dice cuál es la fecha límite para la realización de una tarea.

Vivimos en un mundo dónde la inmediatez prima y queremos tenerlo todo ya. Esto se refleja en el entorno laboral dónde la mayoría de las tareas que nos llegan por parte de terceros siempre lo hacen con la etiqueta de «urgente».

Pero si analizas esas supuestas urgencias, la realidad es que muy pocas tareas requieren realmente ser tratadas inmediatamente.

Si quieres saber en detalle por qué hago esta afirmación, echa un vistazo al artículo que hay en Biffwin dedicado a las urgencias.

 

La matriz de Covey

Stephen Covey es el autor del best-seller Los siete hábitos de la gente altamente efectiva cuya lectura te recomiendo. También desarrolló una relación entre la importancia y la urgencia de las tareas que determina cómo deben ser tratadas, que se muestra gráficamente en la llamada «matriz de Covey».

matriz_covey

Así las tareas con alta urgencia e importancia debes hacerlas inmediatamente, aquellas con baja urgencia y alta importancia deben ser planificadas, las de alta urgencia y baja importancia hay que delegarlas y por último las de baja urgencia e importancia pueden ser ignoradas.

Me parecen unas reglas muy acertadas, pero yo añadiría una tercera característica a la ecuación: la intensidad.

 

Intensidad

La intensidad mide lo pesada que es una tarea. Determina la cantidad de energía y atención que debemos emplear para realizarla satisfactoriamente.

La relevancia de esta característica radica en que la energía de la que disponemos a lo largo de un día es variable, e incluso también varía de un día para otro.

Seguramente habrás notado que en algunas ocasiones eres capaz de realizar una tarea en poco tiempo, mientras que en otras la misma tarea te cuesta mucho más tiempo y esfuerzo.

Esto se debe a que no siempre tenemos la misma capacidad de atención y energía, sino que estos parámetros varían.

Es muy difícil tener la misma capacidad de concentración a primera hora de la mañana que después de una comida copiosa. La capacidad de resolver un problema, no es la misma un lunes por la mañana que un viernes por la tarde con el fin de semana a la vuelta de la esquina.

De este modo nuestra eficiencia baja considerablemente si pretendemos realizar tareas pesadas cuando nuestra energía es baja, pero será óptima si adecuamos las tareas a realizar a nuestra energía disponible.

Por eso, además de tener en cuenta la importancia y urgencia de una tarea para planificarla debes también considerar su intensidad.

Identifica los momentos del día en los que tu energía es alta y planifica en ellos tus tareas de alta intensidad. Establece como varía tu energía según el día de la semana y tenlo en cuenta para planificar tus tareas para cada día.

 

Clasifica, planifica y ejecuta

En conclusión: cuando tengas una tarea pendiente a realizar dedica unos instantes a clasificarla según su importancia, urgencia e intensidad.

Otórgala una prioridad y planificación en base a esa clasificación, y estarás dirigiendo tus acciones en la dirección correcta y optimizando la gestión de tu tiempo y energía.

¿Y tú cómo clasificas tus tareas? ¡Cuéntame tu método en los comentarios!

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

Ey, ¿No vas a dejar un comentario?

0 comentarios

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *