Secretos para planificarte mejor usando Trello

por | Mar 15, 2019

¡Hola! ¿Cómo estás? Está a punto de terminar el primer trimestre de 2019, seguro que cada vez estás más cerca de tus objetivos 🙂

Este es el primer artículo que dedico a una herramienta digital. Creo que este tipo de contenidos hay tratarlo con cautela, pues muchas veces abusamos del uso de herramientas y perdemos de vista para qué las estamos usando.

Sin embargo, como llevamos un par de semanas hablando de anotarlo todo y de la creación de listas, creo que es el momento de comentar herramientas para hacer esas tareas.

 

Los tableros Kanban

En el entorno del desarrollo de software existe una metodología de trabajo de origen japonés llamada Kanban. No te preocupes que no te voy a contar toda la teoría del método, simplemente te comentaré que se basa en la posibilidad de visualizar y seguir el proceso de trabajo para todas las personas que intervienen en él. Así es más fácil inspeccionarlo y adaptarlo.

Esto lo hace a través de tarjetas (traducción de kanban en japonés) que representan las tareas o trabajos que se están llevando a cabo.

Según va cambiando el estado de las tareas (pendiente, en curso, parada) se representa este cambio visualmente mediante su movimiento entre columnas que representan esos estados.

Los tableros Kanban tienen por tanto dos elementos fundamentales: las columnas y las tarjetas.

De un solo vistazo a un tablero Kanban es posible reconocer rápidamente el progreso actual de un proyecto gracias a los estados en los que se encuentran las tareas que lo componen, representado gráficamente mediante columnas y tarjetas.

Una imagen vale más que mil palabras:

tablero-kanban

Tablero Kanban analógico

El método Kanban está ampliamente aceptado y es usado masivamente en todo tipo de procesos y trabajos.

Yo lo uso para muchas cosas, pero en este artículo te voy a contar como lo empleo para facilitar mi gestión de objetivos y las tareas necesarias a realizar para conseguirlos.

 

Hablemos de Trello

Trello es una herramienta digital basada en los tableros Kanban. Tiene tres elementos principales:

  • Tableros: entidades independientes que contienen listas y tarjetas
  • Listas: el equivalente a las columnas de kanban. Son elementos verticales incluidos en los tableros que contienen tarjetas
  • Tarjetas: entidades que representan las tareas o trabajo a realizar. Para su correcta definición disponen de múltiples opciones: textos, imágenes, archivos adjuntos, checklist, integración con otras herramientas…

La base de esta herramienta son las acciones con las tarjetas. Estas se pueden mover dentro de la lista que las contienen, entre ellas e incluso a otros tableros. También se pueden copiar, archivar e incluir en ellas la información de diferentes formas.

Con las listas también se puede interactuar de forma similar a las tarjetas, pudiendo moverlas, copiarlas y archivarlas.

La forma de trabajar más habitual usando Trello es asignar un tablero para cada proyecto e incluir en él las listas: To Do (Pendiente), Work in Progress (En curso) y Done (Terminado). Las tarjetas por su parte se crearán en la lista To Do y se irán moviendo por las listas según se avance en la realización de las tareas que representan hasta que lleguen a la lista Done.

Como ves Trello tiene una base muy sencilla. Sin embargo, permite una gran libertad de acción, lo cual le otorga mucha versatilidad y en consecuencia una gran potencia.

 

Mis Tableros

Precisamente esta versatilidad es la que puede hacer que, en ocasiones, el uso que hacemos de la herramienta sea más complejo de lo que debería.

La posibilidad de crear tableros y llenarlos de información de forma ilimitada es muy tentadora, lo que suele derivar en querer tener tableros para todo. Yo he pasado por esto, hasta el punto en que dedicaba más tiempo a programar y planificar que a hacer aquello que estaba programado y planificando.

Por eso después de algunas iteraciones, he reducido la planificación de todas mis tareas profesionales a un solo tablero.

Eso no quiere decir que no tenga muchos otros tableros de Trello, pero son tableros secundarios o de referencia. Ninguno de ellos los utilizo para mi planificación personal, sino para gestionar proyectos individuales en los que normalmente intervienen más personas y también otros proyectos personales que tienen sus propios objetivos y procesos.

Trello también es una buena herramienta para la gestión del trabajo colaborativo, e incluso para el seguimiento de proyectos por parte de personas que no intervienen en él. Pero eso (como diría Michael Ende) es otra historia, que debe ser tratada en otro artículo 🙂

 

El tablero

En mi tablero de planificación profesional tengo únicamente cuatro listas:

  • Objetivos: en esta lista quedan reflejados los objetivos trimestrales y los mensuales del trimestre en curso. Su función principal es tener los objetivos siempre a mano e ir revisándolos y adaptándolos si es necesario. Te contaré más cosas de mi estrategia de objetivos en un futuro artículo.
  • Semana: en esta lista están los objetivos semanales agrupados por proyectos y por categorías. Se trata de los objetivos que me marco en la planificación semanal. Según se van cumpliendo los voy marcando, de tal forma que tengo una visión general de cómo va la semana en todo momento.
  • Diarias: en esta lista están las tareas para cada día de la semana en curso. En las tarjetas de cada día además están ordenadas las tareas según su prioridad, de tal forma que la primera de la lista es la más importante y la última la menos importante. Una particularidad de estas tarjetas es que la última tarea de cada día es revisar y adaptar (si es necesario) las tareas de la tarjeta del día siguiente.
  • Pasadas: esta lista archiva los días pasados con las tareas que se hicieron en ellos.

Con este tablero puedo saber de un vistazo que tengo que hacer a largo, medio y corto plazo, si se consulta su información de izquierda a derecha.

Me permite tener mis días planificados y al mismo tiempo tener mis objetivos siempre presentes.

A continuación, te dejo una captura de este tablero correspondiente al 12 de marzo (hoy)

trello-tablero-diario

Mi tablero de planificación

Un pequeño truco que hago es que nunca dejo una tarea sin hacer en una tarjeta de la lista «Diarias». Si el día llega a su fin y no me ha dado tiempo a hacer algo me planteo si realmente tengo que hacerlo. Si la respuesta es positiva, añado la tarea en la tarjeta de otro día o si no, simplemente la elimino.

Puedo hacer este planteamiento gracias a que las tareas en las tarjetas están ordenadas por prioridad. De esta forma, en caso de que se quede alguna tarea sin hacer siempre será menos importante que las que ya se han hecho.

Echa un vistazo a la tarjeta de tareas para el día de hoy (12 de marzo)

trello-tarjeta-dia

Tarjeta correspondiente a un día

 

¿Usas alguna otra herramienta para tu planificación?

Dime si tú también usas una herramienta digital para ayudarte en la gestión de tus tareas diarias, eres más de cuaderno y boli o quizás de la clásica agenda.

En mi caso complemento Trello con otras herramientas digitales, pero sigo teniendo también sitio para otros métodos analógicos (bendita pizarra…). Hasta el día de hoy, esta combinación de herramientas es la que me ofrece los mejores resultados.

¡Anímate y comparte en los comentarios cuál es tu método!

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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