Guía para erradicar las interrupciones y aumentar tu rendimiento

por | Mar 29, 2019

¡Hola! ¿Cómo te va? Espero que hayas empezado la primavera con energía 🙂

En el artículo de esta semana te voy a hablar de uno de los enemigos naturales de la productividad. De uno de los principales motivos por el que somos menos eficientes de lo que querríamos, y que solemos usar como justificación de ello antes otros y ante nosotros mismos.

Me refiero a las interrupciones.

Esta semana vamos fuerte, así que no me voy a enrollar en la presentación: ¡a por ello!

 

Estar enchufado

estar-enchufado

Bueno.. en sentido figurado 🙂

Una de las claves para aprovechar a tope el tiempo es estar concentrado en lo que se está haciendo. Tenemos un objetivo y debemos poner el foco y toda nuestra atención en realizar las tareas que nos conducen a él.

Seguro que sabes a lo que me refiero, todos tenemos momentos en el día que estamos «enchufados», momentos en los que no existe nada más que lo que estamos haciendo.

Pero también pasamos por momentos que son todo lo contrario, en los que el tiempo pasa y notamos que no avanzamos. Días que se terminan y te preguntas ¿qué es lo que he hecho hoy?

Poner toda tu atención en una tarea para realizarla con la mayor eficiencia posible depende de múltiples factores: lo pesado de la tarea, el momento del día, si has descansado bien el día anterior, tu estado de ánimo…

Muchas de ellas no las podemos controlar o son difícilmente controlables, pero lo que sí podemos hacer es combatir el principal enemigo de la concentración y del estado «enchufado»: las interrupciones.

Seguro que has notado que cuando tienes el foco puesto es una tarea y lo pierdes porque sufres una interrupción, es muy difícil volver a centrarte en ella y ser igual de eficiente que antes.

Por eso en este artículo voy compartir contigo las pautas que yo sigo para sufrir menos interrupciones y aprovechar el tiempo de forma óptima.

 

Los tipos

Las interrupciones pueden ser de dos tipos: internas y externas.

 

Interrupciones internas

Las interrupciones internas son aquellas que sólo dependen de ti. El concepto es un tanto extraño, porque significa que te estás saboteando a ti mismo, pero es más común de lo que podría parecer.

Me refiero a esas visitas a las redes sociales de repente, búsquedas de información que no tienen nada que ver con lo que estás haciendo, revisar el correo por si acaso o buscar esa canción que de repente no puedes pasar sin escuchar.

Este tipo de interrupciones son difíciles de erradicar, ya que las hacemos casi de forma instintiva y somos poco conscientes de lo perjudiciales que pueden llegar a ser.

Aun así, he descubierto algunas prácticas que ayudan a evitar estas interrupciones. Son las siguientes:

Crea bloques de tiempo adecuados: la capacidad que tenemos de realizar una actividad intelectual antes de hacer un descanso varía según cada persona, pero suele oscilar entre 45 y 90 minutos. A partir de este tiempo, necesitamos cambiar a otra tarea más liviana o de ocio para despejar la mente antes de continuar.

El secreto para crear los bloques de tiempo adecuados para ti, es probar tu capacidad con diferentes tiempos hasta que des con el adecuado.

Descubrirás cuál es tu tiempo máximo porque cuando estés cerca de alcanzarlo tendrás síntomas como los siguientes: cometes más errores de lo habitual, tienes que leer un texto varias veces para asimilarlo o le das demasiadas vueltas a algo antes de tomar una decisión.

Una vez que sepas cuál es tu tiempo, crea bloques de tiempo y asócialos a tareas.

Por ejemplo, si tu tiempo es de 60 minutos, podrías bloquear de 9 a 10 de la mañana para la tarea de «preparar presupuestos».

Pon alarmas: una vez que tienes los bloques de tiempo, es muy efectivo establecer alarmas. Tienen dos funciones principales:

  • Controlar tus bloques de tiempo para que te sea más fácil adaptarlos a tus necesidades. La situación ideal a conseguir es que suene la alarma justo cuando hayas finalizado la tarea 🙂
  • Marcar los descansos. El hecho de saber que va a sonar un aviso cuando te toque descansar en vez de decidir tomarte un descanso cuando «estés cansad@», te hará aprovechar mejor el tiempo de tus bloques.

La combinación de saber que estás empleando los bloques de tiempo adecuados a tus capacidades, y de que los tienes bajo control gracias a las alarmas, disminuye instintivamente de manera notable las interrupciones internas.

Prepara el terreno: antes de empezar con la tarea y de que empiece el bloque de tiempo que has reservado, recopila, organiza y prepara todo lo que vayas a necesitar para hacerla.

Descarga y abre todos los documentos que vayas a necesitar y abre todas las aplicaciones que vayas a usar. También asegúrate de que tienes a mano todo el material de consulta que te va a hacer falta, así como el material «analógico» que necesitas: papel, boli, etc.

El objetivo de esta preparación es no tener que interrumpir tu tarea para buscar ese mail que te hace falta y no sabes dónde está, o para consultar ese informe que redactaste ayer pero que ahora no encuentras.

 

Interrupciones externas

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Tu le controlas a él, no al revés

Las interrupciones externas son aquellas que te llegan de fuentes externas. Son muy diversas y de muy diferentes fuentes: llamadas telefónicas, notificaciones de redes sociales, correo electrónico, compañeros de trabajo…

Lo primero que debes tener en cuenta para tratar estas interrupciones, es que tus bloques de tiempo son sagrados. Durante los 60 minutos (si ese es el tiempo que has determinado) de tus bloques de tiempo, no puedes atender ningún otro asunto que no sea la tarea que has programado.

Durante ese tiempo no existen las urgencias ni los imprevistos. Trataremos estos dos conceptos en otro artículo, pero por ahora sólo plantéate esta pregunta ¿Cuántas de tus últimas urgencias o imprevistos no podían esperar 60 minutos para ser tratadas? Sin temor a equivocarme me voy a atrever a darte una respuesta: ninguna.

Teniendo claro este punto, las interrupciones externas son mucho más fáciles de tratar que las internas si siguen los siguientes puntos:

Desactiva las notificaciones: es más sencillo no atender los avisos que recibes si no sabes que los has recibido.

Así que silencia el móvil y ponlo boca abajo, o si lo prefieres guárdalo en un cajón. Desactiva el aviso de nuevos mails en tu gestor de correo (¡sí, se puede desactivar!) y silencia cualquier otro dispositivo que pueda reclamar tu atención como smartwatches, pulseras fit, etc.

Activa el modo «Sí, pero luego»: una interrupción externa bastante común se produce por compañeros de trabajo. Es habitual que alguien se acerque a tu puesto de trabajo y reclame tu atención para pedirte ayuda, asignarte un cometido o simplemente preguntarte que tal te ha ido en fin de semana.

La respuesta más efectiva para este caso es «Sí, pero luego». Frases como «déjame que termine un asunto urgente que estoy haciendo y lo vemos» o «en 15 minutos estoy contigo y lo tratamos en profundidad» nos permiten seguir con las tareas del bloque de tiempo y a la vez dan respuesta al requerimiento que nos han realizado.

Usa auriculares: los auriculares, especialmente los grandes que cubren toda la oreja como estos son un excelente elemento disuasorio para los compañeros que quieren interrumpirnos. Incluso si no te gusta trabajar con música, el mero hecho de tenerlos puestos hace que las personas se piensen dos veces si interrumpirnos o no. Es algo que he comprobado con el tiempo, ¡pruébalo! 🙂

 

Nuevas tareas

Puede suceder que, en el transcurso de una tarea correspondiente a nuestro bloque de tiempo, surjan nuevas tareas a realizar.

Por ejemplo, al redactar un presupuesto es posible que descubras una mejora para futuros presupuestos o que te plantees cambiar una tarifa.

Para que esas nuevas tareas no interrumpan la tarea actual, anótalas en el momento e inmediatamente después continua con lo que estabas haciendo.

Si tienes dudas de cómo hacer esto y por qué debes anotarlo todo, echa un vistazo a este artículo

 

¿Interrumpo?

Déjame un comentario contando si sufres muchas interrupciones y como las tratas, estoy seguro que entre todos podemos ayudarnos.

Espero que este artículo no haya interrumpido tus tareas importantes .-)

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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