¿Tu escritorio es un caos? Olvídate de almacenar y empieza a ordenar

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Todos tenemos nuestro propio orden ¿verdad? Lo que parece un caos para los demás, nosotros lo tenemos controlado. Sabemos dónde está todo, y se lo decimos a todo aquel que pone en duda nuestro sistema ¿Estás seguro? ¿Cuánto has tardado en encontrar en tu disco duro ese documento que sabías que te había mandado un cliente por correo?

 

Los garajes y tu escritorio

Casi todos los días entro en un garaje público o privado a aparcar o retirar mi vehículo, y las plazas siempre están ordenadas por número y en muchos casos por planta.

Por eso es fácil encontrar el coche cuando vuelvo a por él, incluso aunque sea la primera vez que estoy en ese parking. Sólo tengo que seguir el orden de las plazas, las pares en un sitio, las impares en otro, el orden numérico creciente hacia el fondo o hacia la entrada…

¿Te imaginas el caos que sería que tuvieras que buscar tu coche cada vez que vas a recogerlo del garaje? ¿Cuánto tardarías en encontrarlo?

Lo mismo sucede con el escritorio de tu equipo informático. Es un contenedor dónde caben muchos elementos y debe tener un orden si no quieres que se convierta en un caos.

Si esperas un sistema ordenado para encontrar tu vehículo en un parking ¿por qué no lo tienes para los ficheros que dejas en tu escritorio?

Hoy te hablaré de:

  • Tu escritorio no es un contenedor, sino un escaparate.
  • Clasifica, no almacenes.
  • Deja de buscar documentos. Ve directamente dónde sabes que estarán.

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Tu escritorio no es un contenedor, sino un escaparate.

El escritorio de tu equipo es algo que ves todos los días. Cada vez que lo enciendes, minimizas todas las ventanas o lo desbloqueas ahí está tu escritorio.

Es como el escaparte de una tienda, que te muestra los productos más importantes, más útiles o más interesantes sin necesidad de que entres en ella. Te permite seleccionar tu compra antes de entrar, te facilita el trabajo.

En tu portátil se da la misma situación. Antes de que lances ninguna aplicación ni ejecutes ningún software, puedes ver tu escritorio. Tienes la oportunidad de ver e interactuar con los ficheros o programas más importantes para ti, más relevantes para tu trabajo.

¿Te imaginas el escaparate de una tienda lleno de productos tirados de cualquier manera? ¿Sin ningún tipo de orden ni sentido en su distribución?

¿Entonces porque usas tu escritorio como un contenedor?

Seguro que es porque tú sabes dónde está todo. Aunque parezca que tu escritorio es caótico porque apenas se ve la imagen de fondo por la cantidad de elementos que tiene, en realidad para ti esta ordenado. Lo tienes todo controlado. ¿Estás seguro?

Deja de engañarte y empieza a coger el toro por los cuernos, porque ¿cuándo tardaste en encontrar ese documento importante la última vez que lo buscaste en tu escritorio?

Empieza a tratar tu escritorio como tu escaparate:

  • Deja en él sólo lo más importante para ti. Lo que quieres ver cada vez que enciendas tu equipo, lo que quieres tener siempre a mano.
  • Úsalo como lugar de paso. Si recibes muchos documentos en cortos periodos de tiempo, clasificarnos uno a uno es mucho más ineficiente que si lo haces en grupo. Utiliza el escritorio como lugar de paso de todos esos ficheros de tal forma que al pasar por él sabrás que tienes que clasificarlos y podrás hacerlos de una sola vez.

Para hacer esto es útil dividir tu escritorio mentalmente en dos partes: la que contiene los elementos fijos (los importantes) y la que contiene los elementos de paso.

¡Todo esto no funcionará si no vacías tu zona de paso cada vez que accedas a tu escritorio!

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Clasifica, no almacenes.

Recibimos todos los días un montón de información. Hay quien piensa que incluso demasiada, que estamos «infoxicados».

Y tenemos dónde guardarla. La capacidad de almacenamiento digital que tenemos en nuestros equipos ha crecido exponencialmente en los últimos años. Hasta el punto de que muchas personas no saben cuánto tienen porque siempre hay hueco para almacenar más información.

¿Tu sabrías decirme la capacidad de almacenamiento que tiene el equipo con lo que estás leyendo esta publicación?

Si combinamos mucha información con mucho espacio disponible, el resultado es que tendemos a guardarlo todo. Por si acaso. Total, tengo espacio de sobra ¿no?

Que dispongas de sitio no implica que tengas que llenarlo:

  • El almacenamiento de información sin clasificar no aporta valor sino ruido ¿Cuánto tiempo lleva en tu escritorio ese documento que mirarás cuando tengas tiempo? ¿Cuánto tiempo pasas buscando ese documento importante en tu escritorio escondido entre información irrelevante?

Si almacenas archivos sin pensar en su utilidad, sino únicamente porque tienes espacio para ellos malgastarás recursos en distinguir el grano de la paja

  • Primero clasifica y después almacena ¿El nuevo documento es importante o te aporta valor? Almacena sólo lo que te aporte un valor claro y desecha el resto. No lo guardes para consultarlo más adelante porque ¿cuántas veces has podido hacer eso?

¿El nuevo documento está relacionado con algo conocido? Si es así, almacénalo donde corresponda. No lo dejes en cualquier sitio. Muévelo a ese lugar en el que lo encontrarás fácilmente cuando lo necesites en el futuro.

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Deja de buscar documentos. Ve directamente dónde sabes que estarán.

Espera un momento, seguro que está por aquí… a ver… ¿qué día dices que me mandaste el correo?

¿Te resulta familiar esta situación? ¿Cuánto tiempo te pasas buscando documentos en tu escritorio o en tu correo electrónico?

Y es que no clasificar la información al almacenarla o incluso ni siquiera almacenarla (si no descargas los adjuntos de tus correos, por ejemplo), hace que empleemos un montón de tiempo en encontrarla.

Mucho más tiempo del que hubiéramos empleado en clasificar la información en el momento de recibirla.

¿Por qué no vas directamente dónde sabes que estará la información en vez de buscarla dónde es posible que esté?

Ahorrarás tiempo, tendrás la tranquilidad de que sabes que tienes toda la documentación y te ahorrarás la ansiedad y el estrés que provoca un escritorio caótico.

Clasifica los documentos cuando los recibas o déjalos en un lugar de paso temporalmente y clasifícalos todos de una vez, pero SIEMPRE clasifica antes de almacenar.

Si la información que almacenas en tu portátil o equipo de sobremesa esta desordenada y gobernada por el caos ¿cómo crees que será tu relación con ella? ¿tu día será ordenado y productivo o estresante y caótico?

Tu escritorio es tu escaparate digital. Mantenlo limpio y ordenado.

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Empieza a actuar ya

  • Transforma tu escritorio en un escaparate.
  • Clasifica siempre antes de guardar.
  • No busques documentos, ve directamente dónde están.

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