¿Te enfocas en lo que importa o no tienes tiempo para eso?

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La vorágine del día a día. Ese cúmulo de tareas que tienes que hacer todos los días, ese ritmo frenético de llamadas, correos, reuniones y conversaciones con compañeros.

Alguna vez has mirado el reloj y has dicho ¿ya son las dos? ¿Cómo es posible que haya pasado ya la mañana? Y todavía no he hecho lo que he dicho que iba a hacer cuando me he sentado en mi mesa.

Bueno, no hay problema. Según vuelva de comer me pongo con ello.

¿Y te pones? ¿O más bien a última hora de la tarde te entras las prisas y lo haces a medias y además estás hasta las tantas en la oficina?

 

El Ojo de Sauron y el foco

Seguro que te suena el viaje épico de Frodo para destruir cierto anillo superpoderoso. Muchas dificultades, esfuerzo y sufrimiento, una aventura épica plagada de héroes.

Pero al final Sauron sella su propio destino cuando deja de centrar su foco en el Anillo. Cuando pierde de vista lo más importante, cuando pone por delante las cosas que deberían haber ido detrás.

Lo mismo puede pasarte a ti si no tienes claras tus prioridades y las pones SIEMPRE por delante.

Vivimos en el mundo de las interrupciones y las distracciones. Nunca ha habido tantas herramientas requiriendo nuestra atención: correos, notificaciones, redes sociales.

Aprender a centrar el foco siempre ha sido importante, pero hoy además es más difícil que nunca ¿te gustaría saber qué es lo que deberías hacer para conseguirlo?

Hoy te hablaré de:

  • Define lo que es relevante. Para centrar tu foco tienes que saber en qué.
  • Blíndate frente a distracciones.
  • Educa a tus contactos. No permitas que te interrumpan constantemente.

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Para centrar tu foco tienes que saber en qué

Saber las tareas que son relevantes para acercarte a tus metas parece algo bastante básico. Seguramente ahora mismo estás pensando que tú las tienes totalmente claras y que esto es algo que le pasa a los demás.

Yo también pensé lo mismo durante mucho tiempo.

Pero pasaban los meses y los años y yo estaba más o menos en el mismo sitio. Sí que había habido una evolución, pero insignificante en comparación con el esfuerzo y tiempo que había dedicado.

Así que me plantee que quizás no tenía tan claro que tenía que hacer para avanzar. Que no tenía claro cuáles eran las tareas que realmente importaban para conseguir mis objetivos.

¿Te suena esta situación?

Una de las cosas que más me ayudo para definir mis tareas más importantes fue algo tan sencillo como escribirlas. Es increíble lo que escribir las cosas ayuda a fijarlas y te compromete con ellas.

¿Tú tienes escritas cuáles son tus tareas más importantes?

La mayoría de las personas nunca la has plasmado por escrito, así que te animo a que lo hagas. Y para eso te propongo un ejercicio muy sencillo:

  • Coge papel y boli y haz una lista de las 10 cosas que crees que con más relevantes para acercarte a tus metas.
  • Una vez tengas la lista, elimina las 5 tareas menos importantes.

Seguramente te quedará un listado con 5 tareas bastante genéricas, pero te servirán como guía para poder separar lo trascendente de lo superfluo.

Por supuesto hay muchas cosas necesarias y rutinarias que tenemos que hacer todos los días como gestionar el correo electrónico, asistir a reuniones o atender llamadas, pero necesario no es lo mismo que importante.

Si fijas tu prioridad en lo importante, será mucho más probable que lo termines. Es preferible terminar las tareas importantes a contestar a todos tus correos electrónicos, o devolver todas las llamadas.

Ten claras tus prioridades y tu progreso será mucho más rápido.

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Blíndate frente a interrupciones.

Las interrupciones se han convertido en algo habitual en el entorno profesional. ¿Recuerdas cuándo fue la última vez que empezaste y terminaste una tarea sin sufrir ninguna interrupción?

Nos pasamos el día de interrupción en interrupción, picoteando de aquí y de allá, haciendo mucho de todo, pero acabando muy pocas cosas.

La cultura de la inmediatez ayudada por la tecnología hace que un haya un montón de cosas que se pelean por reclamar nuestra atención todos los días.

Pero en realidad el único que sabe que es lo más importante que debes hace en cada momento eres tú.

A mí me gusta distinguir entre dos tipos de interrupciones:

En primer lugar, están las interrupciones Internas que son aquellas que tú puedes controlar. Incluyen notificaciones y avisos como nuevos correos electrónicos, mensajes o llamadas de teléfono.

Estas son las más fáciles de eliminar porque sólo depende de ti.

Sé que puede ser difícil silenciar el teléfono o eliminar las notificaciones del correo electrónico, pero ¿realmente es imprescindible que sepas en el momento si te ha llegado un nuevo mail? ¿si no coges el teléfono en el momento que suena, ya no podrás hablar con la persona que te llamaba?

Ten en cuenta que:

  • La gran mayoría de las cosas pueden esperar, y si no pueden seguro que tu interlocutor encuentra la manera de ponerse en contacto contigo.
  • Es muy útil definir bloques de tiempo específicos para gestionar el correo o hacer llamadas en vez de atenderlos en el momento.

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Educa a tus contactos. No permitas que te interrumpan constantemente.

Las interrupciones externas son las que dependen de otras personas. Incluyen peticiones de ayuda o por parte de compañeros, consultas o reuniones urgentes.

Para mantener al mínimo este tipo de interrupciones tienes que educar a tus contactos. Eso no suele ser fácil, por eso me gustaría contarte dos prácticas que a mí me han ayudado mucho en esta tarea:

  • Sí pero no: no permitir que te interrumpan implica rechazar las peticiones de terceros y eso no es agradable. Por eso yo prefiero aplazarlas. De esta forma, cuando alguien te interrumpa para pedirte algo en vez aceptarlo en el momento lo que suelo hacer es decir «déjame que termine esto que tengo entre manos, y en cuanto pueda estudiamos tranquilamente como podemos resolver tu problema».

Esto te permite terminar tus tareas y además en un buen número de ocasiones, la petición que te habían planteado ya la ha resuelto por sí misma la persona que te lo había pedido.

  • Practica con el ejemplo: si no quieres que te interrumpan, debes empezar por no interrumpir tu a otros. Lo que yo hago en vez de interrumpir a otra persona cuando tengo un problema o una duda es apuntarla, creando una pequeña lista.

Escojo un momento del día en el que esa persona está más libre o que hemos pactado previamente, y le comento todos los puntos de la lista de una sola vez

Te sorprenderá lo que aprovechas el tiempo si te libras de la mayoría de las interrupciones de terceros.

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¡Empieza hoy!

  • Define lo que es importante para conseguir tus objetivos.
  • Mantén a raya las interrupciones internas.
  • Educa a tus contactos y minimiza las interrupciones externas.

Se más rentable empleando tu tiempo en lo que de verdad importa.

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