Tutorial para disparar tu eficiencia rápida y fácilmente

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¡Hola! ¿Qué tal?

Hoy me gustaría hablarte de un tema muy ligado con tus «Golden time» y tus «Iron time». Si no conoces estos conceptos, te recomiendo que eches un vistazo al artículo que recientemente dedicamos a ello.

¿Preparado? ¡A por ello!

 

El «flow»

Seguro que te has dado cuenta de que hay determinados momentos en los que estás «enchufado» en aquello que haces. En estos períodos apenas percibes el paso del tiempo y sientes que todo fluye, que las tareas van cayendo unas tras otras.

Estás en un estado de «flow». Tu concentración es máxima y tu capacidad productiva alcanza sus cotas más altas.

Desgraciadamente este estado es difícil de alcanzar y no suele durar demasiado tiempo. Tu mente también necesita descansar regularmente.

Así que si eres capaz de comprender como llegas a ese estado y qué sucede en él, podrás poner los medios para alcanzarlo con mayor facilidad y para que se mantenga el mayor tiempo posible.

 

Estar enfocado

El foco es algo que tiene gran importancia en la productividad.

Nuestro cerebro funciona mejor si nos enfocamos en una sola cosa. De modo que seremos capaces de mantener durante más tiempo el estado de «flow», si hacemos una sola tarea o tareas muy parecidas entre ellas mientras dure ese periodo.

Sin embargo conseguir estar enfocado no es algo fácil de conseguir. Requiere tiempo y esfuerzo enfocarse de manera efectiva, por lo que cada vez que tengas que hacerlo emplearas unos valiosos recursos en ello.

Si vas haciendo alternativamente tareas muy distintas entre sí, el cambio de contexto que implica pasar de una a otra te exigirá bastante tiempo, esfuerzo y dedicación.

O dicho de otra forma, hará que tengas que volver a enfocarte una y otra vez cada vez que cambies de tarea si estás son de distinta naturaleza.

Estarás malgastando recursos.

 

De flor en flor

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Cual abeja sedienta de polen

Si analizas lo que haces durante una semana de trabajo (o cualquier otro lapso de tiempo), verás que haces muchas tareas que se parecen mucho entre ellas. Se trata de tareas que ya tendrás asignadas a tus Golden e Iron times.

Estas tareas tienen en común que requieren un esfuerzo similar, entrañan una dificultad parecida y exigen el empleo de los mismos recursos.

Si investigas un poco en los tiempos que dedicas a estas tareas, seguramente detectarás que las haces en varios momentos de la semana de forma un tanto dispersa.

Esta dispersión hace que saltes de unas a otras constantemente, lo que implica que necesitarás emplear mucho tiempo en enfocarte ya que tendrás que hacerlo cada vez que realices uno de esos saltos.

 

Agrupa tareas

Pero si consigues agrupar todas estas tareas similares y realizarlas de una sola vez, únicamente tendrás que enfocarte una vez para todas ellas. Esto hará que emplees mucho menos tiempo en centrar tu foco, que si acometieras esas mismas tareas por separado.

Y en consecuencia serás mucho más productivo y eficiente.

Pero déjame que te ponga un ejemplo con el que seguro te vas a ver identificado: el correo electrónico.

A ver si te suena esta situación: estás concentrado realizando ese presupuesto importante o ese informe de gran relevancia, y de repente tu gestor de correo te avisa porque acabas de recibir un nuevo email.

Intentas ignorarlo al principio pero después piensas ¿y si es algo importante? ¿y si tiene que ver con la tarea que estoy haciendo? Así que acabas abandonando el presupuesto y te lanzas a ver tu correo electrónico. Y ya que estás con ello, aprovechas para enviar un par de correos que tenías pendientes.

La consecuencia es que cuando quieras retomar la tarea original que has dejado inacabada, deberás volver a enfocarte y concentrarte en ella desde el principio.

 

Lotes y bloques de tiempo

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Categorizado y ordenado

Este ejemplo tan común en el entorno profesional actual, puede suponer la pérdida de muchas horas a lo largo de la semana. Pero afortunadamente existe una solución eficaz: la agrupación por lotes de tareas y bloques de tiempo.

De modo que siguiendo con el ejemplo del correo electrónico ¿por qué no asignar unos periodos de tiempo determinados para gestionarlo?

Normalmente con dos o tres veces al día es suficiente. Por ejemplo podrías decidir gestionarlo de 11 a 12 de la mañana (después de haber hecho tu tarea más prioritaria de ese día), de 15 a 16 de la tarde y una última gestión al final del día entre las 19 y las 20.

No debes preocuparte por no estar permanentemente informado de lo que pasa en tu correo. Ningún correo es tan urgente como para que no pueda esperar un par de horas a ser respondido, por la sencilla razón de que las cosas urgentes no se comunican por correo electrónico. Si tu casa se estuviera quemando, ¿avisarías a los bomberos por correo electrónico?

Así que si eres capaz de fijarte unos periodos de tiempo a lo largo del día para revisar tu correo y no interactuar con él fuera de ellos, emplearás menos tiempo en realizar otras tareas y también en la gestión de tu correo electrónico.

Este mismo principio es aplicable a muchas otras tareas, lo que hace que el tiempo que puedes ahorrar al final sea muy importante.

 

Sospechosos habituales

Hay algunas cosas que casi todos tenemos que hacer, en las que el método de la agrupación en lotes y la asignación de bloques de tiempo funciona especialmente bien.

Normalmente son tareas rutinarias que seguramente asignarás a tus «Iron times», aunque no por ello dejan de ser necesarias en cualquier negocio.

Así que a la gestión del correo electrónico podríamos añadir:

  • Hacer llamadas telefónicas: es habitual tener llamadas pendientes por hacer a clientes, proveedores o colaboradores. Si reservas un bloque de tiempo para ello, podrás prepararte mejor escogiendo un sitio tranquilo y sin ruidos en el que puedas hacerlas todas de una sola vez.
  • Gestionar redes sociales profesionales y herramientas colaborativas de gestión de proyectos: dedicar a estas tareas un bloque de tiempo una vez al día, la mayoría de las veces será suficiente para llevar tus redes sociales actualizadas y hacer un seguimiento adecuado de los proyectos en curso. No es necesario estar constantemente informado de lo que sucede en estas plataformas.
  • Realizar presupuestos: todos los presupuestos tienen el mismo formato y seguramente también compartan muchos productos o servicios en ellos. Si mandas todos tus presupuestos dos veces a la semana en vez de inmediatamente después de que sean solicitados, harás más y mejores presupuestos.

 

¿Agrupas o eres esclavo de la inmediatez?

¿Eres capaz de silenciar tu gestor de correo o tu teléfono móvil y solo mirarlos cuando tú decides hacerlo? O por el contrario ¿son los remitentes de esos correos y mensajes los que deciden esto por ti?

Déjame un comentario y dime si agrupas tareas y optimizas tu tiempo, o te puede la inmediatez y la dispersión.

Y si usas otras técnicas para centrar tu foco y evitar cambiarlo constantemente, ¡no seas tímido y compártelo!

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

Ey, ¿No vas a dejar un comentario?

2 Comentarios

  1. Vivian Munguía

    Hola profesor, tomé su curso de Productividad en Udemy y por eso llegué hasta acá. Siempre había pensado que hacer varias tareas al mismo era bueno, debido a varios artículos que había leído, pero con su curso y con su blog me he dado cuenta de que no es así. Intentaré cambiarlo de inmediato y espero así poder cumplir todas mis metas. ¡Muchas gracias por compartir sus conocimientos!

    Responder
  2. Rubén Rojas

    Hola Vivian!

    Me alegro de haberte dado otro punto de vista 🙂

    El foco es algo muy importante para terminar una tarea con rapidez y calidad. Prueba a enfocarte más en una sola cosa y después ¡dime que tal te ha ido!

    Un abrazo.

    Responder

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