Como mejorar la gestión de tu tiempo

por | Ene 17, 2019

Mira a tu alrededor un día cualquiera.

Seguro que identificas un buen número de personas que van siempre con prisa: andan rápido, conducen rápido, trabajan siempre acelerados y en definitiva pasan por la vida con prisa, haciendo las cosas corriendo, permanentemente con la lengua fuera.

También estoy seguro de que tú has estado o estás todavía en esta situación. Yo mismo iba así durante bastante tiempo.

Esta situación se da no porque sea necesaria, sino por motivos psicológicos y sociales. Ir siempre con prisa y «no tener tiempo» se percibe socialmente como algo positivo. Analizándolo un poco me he dado cuenta que es por los siguientes motivos:

  • Estar siempre ocupado es bueno. El hecho de estar ocupados nos trasmite la sensación de que siempre estamos «haciendo algo». Nos sentimos bien porque creemos que estamos aprovechando el tiempo ya que minimizamos los periodos en los que «no hacemos nada».
  • Es socialmente atractivo. Estar siempre ocupados trasmite a los demás la imagen de que somos una persona activa, importante y con la suficiente relevancia como para estar siempre ocupada.

Vamos a detenernos unos instantes en analizar estos puntos.

 

Estar siempre ocupado es bueno

Lo diré sin paños calientes: esta afirmación no es cierta. Si te paras un instante a analizar esta premisa, llegarás a la conclusión de que lo bueno en realidad es estar ocupado en aquellas tareas que realmente tienen relevancia.

O dicho de otra forma: optimizar la gestión del tiempo.

Si no fuera así ¿por qué todo el mundo está siempre muy ocupado pero los que realmente prosperan son una minoría?

La respuesta parece clara: porque la mayoría de las personas ocupa su tiempo con tareas irrelevantes para su progreso personal y profesional.

Por defecto tendemos a llenar nuestro tiempo con «tareas», pero pocas veces nos detenemos a analizar la relevancia de esas tareas.

 

Estar siempre ocupado es socialmente atractivo

A quién no le han dicho alguna vez la frase «tienes demasiado tiempo libre». Afirmaciones como esta suelen proceder de personas que van muy deprisa hacia ningún sitio.

Aquellas personas que se consideran muy ocupadas y que se aseguran de que el resto lo sepa, no prosperan o lo hacen muy lentamente. Únicamente ocupan su tiempo, pero no obtienen resultados lo que implica que hacen una mala gestión del tiempo.

Detente de nuevo un instante y piensa en una de estas personas que conozcas, ¿qué logros ha conseguido en el último año?

Después de reflexionar sobre esta cuestión, las personas que pasaron a ser atractivas (productivamente hablando :-)) para mí son las que obtienen resultados independientemente de lo ocupadas que parezcan.

 

Todo eso está muy bien, pero ¿qué puedo hacer yo al respecto?

La teoría ya la sabemos, así que vamos a ver que podemos hacer para aplicarla en la vida real.

Lo primero y más importante te lo diré sin rodeos: reconocer que tu progresión profesional y personal no es la que te gustaría y que por tanto no estás haciendo una buena gestión de tu tiempo.

Hay muchas personas que trabajan muchas horas y piensan que los resultados «ya llegarán» porque «son trabajadoras».

Al final esos resultados nunca llegan, y creo que puede ser por lo siguiente:

  • No hay que trabajar muchas horas, sino hacer más en menos tiempo. En definitiva, ser más productivo.
  • Los resultados nunca llegan «porque sí». Para que se dé un resultado hay que tener un objetivo, un plan para alcanzarlo y sobre todo pasar a la acción y llevarlo a cabo.

Bien, ahora que ya sabes que no estás siendo todo lo productivo que te gustaría ¿cuál es el siguiente paso?

 

Analiza tu tiempo

Lo primero es saber en qué estas ocupando tu tiempo, y que resultados obtienes de él.

Antes de empezar a hacer mediciones exhaustivas y análisis sesudos, te propongo un ejercicio sencillo:

Repasa mentalmente lo que hiciste ayer y resúmelo en bloques de tiempo y resultados. Algo bastante estándar podría ser lo siguiente:

  • 1,5 horas en desplazamientos
  • 8 horas trabajo ->
    • 2 horas reuniones
    • 1 hora descansos
    • 2 horas respondiendo correos/teléfono
    • 3 horas trabajo de oficina
  • 3 horas comida, aseo, etc.
  • 4 horas ocio

Si uno de tus días estándar es parecido a este ejemplo, podemos obtener las siguientes conclusiones rápidas:

  • Tu tiempo productivo real ha sido de 3 horas
  • Tu formación no ha aumentado
  • Tu salud/forma física no ha mejorado

¿Crees que esto es una buena gestión del tiempo? A mí no me lo parece así que hay que plantearse algunas cosas:

 

¿Qué cambiarías?

Dia de la marmota

La marmota sí que sabe sobre repetir días

Es bastante probable que viendo tu día de ayer según el esquema anterior, si pudieras volver a vivir ese día ─bendito Bill Murray─ serías mucho más eficiente. Es decir, aprovecharías mejor tu tiempo.

La clave, como ya habrás adivinado, es hacer esta tarea a priori, es decir antes de que pase el día en cuestión.

Dicho de manera más formal, el éxito depende de la organización que hagas de tus días y en consecuencia de la organización que hagas de tu tiempo.

 

Organiza

Hay multitud de métodos de organización y de gestión del tiempo de los que te hablaré en futuros artículos, pero todos se basan en el siguiente principio universal:

“Ten claras tus prioridades”

En ocasiones, la vorágine del día a día no nos permite mirar «desde arriba» y visualizar claramente nuestras prioridades.

Puedes evitar esto, te contaré un pequeño truco para saber si estás empleando tu tiempo en lo que realmente importa.

Seguro que alguna vez te ha sucedido que al final del día te has dado cuenta que «no has tenido tiempo» para realizar una actividad determinada, pero has tomado la firme determinación de hacerla al día siguiente sí o sí.

Este es un claro síntoma de una mala gestión de tu tiempo. Veamos cómo podemos solucionarlo.

 

Identifica tareas

Usa el esquema del uso del tiempo de ayer y clasifica las diferentes tareas por orden de importancia (con 3 niveles es suficiente). Por ejemplo:

  • 1,5 horas en desplazamientos: importante
  • 8 horas trabajo ->
    • 2 horas reuniones: importante
    • 1 hora descansos: poco importante
    • 2 horas respondiendo correos/teléfono: poco importante
    • 3 horas trabajo de oficina: muy importante
  • 3 horas comida, aseo, etc.: muy importante
  • 4 horas ocio: poco importante

Esto sería como yo categorizaría las tareas según mi visión personal, pero sean cuáles sean tus circunstancias estoy casi seguro que el tiempo que has destinado a lo que tiene más trascendencia (en mi caso aquello “muy importante”) no llega al 50% de tu tiempo disponible.

Aun así, como veíamos en el punto anterior no has tenido tiempo para realizar esa tarea significativa que te has tenido que aplazar al día siguiente.

 

Reorganiza

Lo que hay que hacer a partir de esta información parece claro: minimizar el tiempo de tareas poco importantes y maximizar el tiempo de tareas muy importantes. En definitiva, mejorar nuestra gestión del tiempo.

¿Seguro que las 2 horas de reuniones son necesarias?, ¿Se podrían reducir si se organizan las reuniones convenientemente?

¿Seguro que es necesario responder a los correos inmediatamente y atender todas las llamadas telefónicas en el momento?, ¿Se podría optimizar esta tarea mediante la organización y tratamiento a posteriori?

¿Seguro que son necesarias 4 horas de ocio?, ¿Se podría reducir este tiempo, o emplearlo en actividades de ocio que aporten algo constructivo o formativo?

Estas son algunas de las preguntas que me vienen a la cabeza a partir del día de ejemplo que tenemos entre manos.

En tu caso seguramente serán diferentes, pero siempre buscarán reducir el tiempo de ciertas tareas para aumentar el tiempo de otras o bien incorporar nuevas tareas.

 

Itera

Tanto si usas este método de andar por casa como cualquier otro, la clave para que sea eficiente es la iteración. Si quieres saber más sobre iteración y mejora continua, échale un vistazo a este artículo dedicado a ello.

Ahora que ya tienes el esquema del día de ayer, lo has analizado y has decidido los cambios que vas a hacer, ¿por qué no haces lo mismo mañana?

Una acción repetida en el tiempo lo suficiente se convierte en un hábito, y nuestros hábitos determinan nuestro éxito.

Hablaremos de hábitos en otros artículos, pero a poco que reflexiones sobre lo que haces todos los días te darás cuenta que una gran parte son tareas que se repiten en el tiempo. Lo eficientes y adecuadas que sean estas tareas determinarán en gran medida la calidad de tus días.

Me gustaría proponerte que sigas este sencillo método durante 15 días. Todos los días analiza tu gestión del tiempo del día anterior, haz los cambios que consideres necesario y aplica esos cambios en el día siguiente.

 

Analiza

Una vez transcurridos estos 15 días, haz un análisis.

Como el método es sencillo, el análisis también vamos a hacerlo de andar por casa aunque no por ello menos revelador.

¿Cuántas tareas que sí o sí querías hacer no has podido hacerlas por falta de tiempo durante los 15 días?

Descubrirás que según pasan los días, eres capaz de hacer muchas más cosas importantes durante un día de las que hacías antes de empezar con este pequeño experimento.

Si todos los días eres capaz de hacer un mayor número de tareas importantes, serás más consecuente contigo mismo y alcanzarás objetivos más relevantes para ti.

 

Conclusión

Te he contado un método un poco chusquero, lo reconozco 🙂

Sin embargo, si ha servido para que seas consciente de que puedes gestionar mejor tu tiempo me doy por satisfecho.

En próximos artículos veremos si podemos aplicar otros métodos, tácticas y trucos algo más elaborados para que seamos cada vez más productivos y eficientes.

¿Tú ya usas algún método para gestionar tu tiempo?

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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