¡Hola! ¿Qué tal has empezado Junio?

Espero que en la primera mitad del año hayas avanzado mucho hacia tus objetivos para 2019.

Esta semana me gustaría hablarte de cómo puedes aprovecharte de esos «tiempos muertos» que surgen todos los días, gracias a la proactividad y anticipación.

¡Vamos a ello!

 

Todo suma

A lo largo de una jornada de trabajo, siempre hay periodos cortos de tiempo que no tenemos en cuenta en la planificación porque surgen esporádicamente o bien son de transición, es decir se producen el final de una actividad y el inicio de la siguiente.

Los que son esporádicos también son impredecibles, pero aun así sabemos que se van a dar con cierta frecuencia.

Ejemplos típicos de este tipo podrían ser los atascos de tráfico que hacen que tardemos más en llegar a nuestro destino, las reuniones que se retrasan diez minutos a última hora o las caídas puntuales de conexión en la oficina durante cortos períodos de tiempo que impiden que realicemos ciertas tareas.

Los tiempos de transición por su parte podrían ser el tiempo empleado en desplazamientos hasta el lugar de trabajo, las reuniones con esa persona que sabes que llega quince minutos tarde o las visitas a ese cliente que siempre está ocupado a pesar de haber fijado una cita previamente.

Sean de un tipo u otro, se trata de periodos de tiempo reales que surgen todos los días.

Seguramente si estas leyendo este artículo, sabrás que una de las particularidades del tiempo es que no puede reutilizarse, sino que debe ser empleado adecuadamente a la primera.

Por eso es importante que aprovechemos al máximo todo el tiempo disponible, lo cual incluye los «tiempos muertos».

 

Analizando

Ahora que sabemos que son los tiempos muertos y que se dan con bastante frecuencia, vamos a analizarlos con más detalle.

Profundizando un poco, es posible observar una serie de características comunes a este tipo de periodos. Son las siguientes:

• Baja concentración: las circunstancias y entorno en el que se dan estos lapsos de tiempo no son propicias para mantener una concentración elevada. Viajando en el autobús o en la sala de espera de las oficinas de un cliente no son las situaciones idóneas para estar concentrado.
• Duración variable: es habitual que no sepamos exactamente cuánto va a durar uno de estos periodos, sino que lo estimemos en un rango más o menos amplio. Es difícil determinar la duración de una cola de espera para un trámite, pero podemos estimarla en función de las personas que tengamos delante.
• Imprevisibilidad: también son muy imprevisibles porque dependen de circunstancias externas a nosotros que difícilmente podemos controlar. No podemos saber cuándo se va a producir una incidencia de tráfico que cause un atasco en el que nos veamos involucrados, pero sí sabemos que tarde o temprano se producirá esa situación.

Por tanto, si queremos aprovechar estos tiempos tendremos que realizar en ellos aquellas tareas que se adapten a estas características.

Para averiguar cuáles son esas tareas, vamos a detenernos un momento a establecer unas reglas para poder categorizarlas.

Si somos capaces de asociar las características de los tiempos muertos con ciertas tareas basándonos en sus propiedades, sabremos como emplearlos de la forma más eficiente posible.

Así que ¡vamos a ello! 🙂

 

Intensidad, importancia y urgencia

Para poder clasificar rápida y adecuadamente una tarea, debemos fijarnos en sus tres propiedades más importantes. Son las siguientes:

• Intensidad: mide lo pesada que es una tarea. La intensidad determinará la cantidad de energía y atención que debemos emplear para realizarla satisfactoriamente
• Importancia: mide el impacto que tiene en la consecución de nuestros objetivos. Gracias a la importancia podremos saber cuánto nos acerca la realización de una tarea a nuestras metas.
• Urgencia: mide la necesidad de ejecutar la tarea en un periodo temporal concreto, después del cual deja de tener sentido su realización. La urgencia nos dirá cuál es la fecha límite para la realización de la tarea

Hablaremos de estos parámetros largo y tendido en otro artículo, pero por ahora nos quedaremos con estos conceptos básicos.

 

Uniendo conceptos

El último paso que nos queda para saber que tareas podemos hacer en nuestros «tiempos muertos», es asociar las características de ambos conceptos.

La baja concentración que ofrecen estos tiempos nos va a impedir realizar tareas pesadas o complejas. O lo que es lo mismo, no vamos a poder realizar tareas de alta intensidad.

La imprevisibilidad va a hacer muy difícil que podamos planificar las tareas a realizar en estos periodos de tiempo, por lo que descartaremos hacer en ellos tareas importantes que deben estar planificadas detalladamente para asegurar su realización.

Por último, la duración variable implica que no vamos a poder determinar si vamos a terminar una determinada tarea o no en la duración de un tiempo muerto. Por eso, la urgencia de las tareas que podemos realizar en uno de ellos será baja o, dicho de otra forma, la fecha límite no podrá ser cercana en el tiempo.

Podemos concluir, por tanto, que en estos periodos debemos hacer tareas de baja intensidad, importancia y urgencia.

 

La lista de «tareas de segunda»

Estas características convierten a estas tareas en «tareas de segunda», es decir en aquellas que no son prioritarias para nosotros. Sin embargo, son tareas que existen y que hay que realizar.

Se trata de actividades como el envío de correos de seguimiento a clientes, la devolución de la llamada de ese proveedor que no pudiste atender o la lectura de ese artículo que crees que puede ser interesante.

Todas ellas son de baja intensidad, importancia y urgencia, pero eso no significa que no haya que hacerlas.

Pero ¿cuándo es el momento de hacerlas? Precisamente cuando no podamos hacer ninguna tarea más prioritaria, y esto es lo que sucede precisamente en los tiempos muertos.

Por eso, he hecho variaciones en mi tablero de Trello que te explicaba en el artículo dedicado a esta herramienta, para añadir un nuevo checklist en mis tareas diarias con el título «Tareas de Segunda».

En ella incluyo todas las tareas que voy a hacer en estos periodos de tiempo o cuando ya no queden otras tareas que realizar.

Esta nueva lista me está resultando muy útil para aprovechar mi tiempo al máximo, ya que cuando surge uno de esos tiempos muertos inmediatamente la consulto y comienzo a hacer la primera tarea de la lista.

Debido a su baja importancia no supone ningún problema dejarlas inacabadas hasta que volvamos hacer tareas de segunda, ni tampoco resulta un gran esfuerzo retomar una tarea que se haya quedado a medias debido a su baja intensidad. Por otra parte, su baja urgencia nos permite mantenerlas activas durante periodos de tiempo prolongados sin que eso sea un inconveniente.

 

Analiza, clasifica y lista

Podemos concluir entonces que una manera eficiente de aprovechar estos periodos, es tener una lista de tareas específica para realizar en ellos.

Por eso, cuando estés realizando tu lista de tareas para el día siguiente clasifica todas ellas por su intensidad, urgencia e importancia. Todas aquellas que tengan bajas las tres características envíalas a la lista de tareas de segunda y resérvalas para aquellos momentos en los que no puedas hacer otras tareas.

¿Tú cómo lo haces? Me gustaría saber si aprovechas tus tiempos muertos y cómo lo haces, así que no seas tímid@ y ¡deja un comentario!

¡Un fuerte abrazo!