Los 3 grandes errores en la gestión del tiempo y cómo corregirlos. Error III

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¡Hola! ¿Todo bien? 🙂

Bienvenido al tercer y último artículo de la serie dedicada a los tres principales errores en la gestión del tiempo.

Si no has visto el resto de los artículos de la serie, te invito a que les eches un ojo en los siguientes links: primer artículo y segundo artículo.

¿Preparado para cerrar esta serie? ¡Vamos con ello!

 

Tercer Error – No saber decir NO

El tercer error más importante en la gestión del tiempo, es creer que somos más productivos cuantos más imprevistos y urgencias podamos atender y resolver.

Vivimos en el mundo de la inmediatez, las urgencias y los imprevistos.

Nuestro día se va construyendo “sobre la marcha” en función de los correos electrónicos que recibimos, las peticiones de los compañeros de trabajo o las tareas superurgentes que surgen de la nada como por arte de magia.

Si aceptamos todas estas cosas que van surgiendo de forma caótica, emplearemos la mayor parte de nuestro tiempo y energía en ellas y apenas nos quedara para hacer nuestras propias tareas. Esas que nos hemos fijado como parte del camino hacia nuestras metas.

Y si en vez de realizar nuestras tareas hacemos las de terceros, en lugar de acercarnos a nuestros objetivos ayudaremos a otros a acercarse a los suyos.

Por tanto, si queremos realmente avanzar en nuestro camino debemos aprender a decir NO.

 

El mundo hiperconectado

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¿Cómo podíamos vivir antes de otra forma?

La tecnología ha supuesto un cambio radical en nuestras vidas, siendo la principal característica que ha propiciado un vuelco en la forma que tenemos de comunicarnos.

Ahora estamos en permanente contacto con un gran número de personas a través de las redes sociales, el correo electrónico o las herramientas de mensajería.

Esto es un gran avance y abre un mundo de posibilidades, pero si no se emplea correctamente puede suponer un importante retroceso en nuestra productividad.

La realidad es que cuantas más personas tengan la posibilidad de comunicarse contigo de forma fácil y directa, más probable será que alguna de ellas requiera tu atención o te pida realizar alguna tarea.

 

Valora tu tiempo y el de los demás

Como sabes si eres seguidor de este blog, el tiempo es el recurso más valioso que tienes. Cada minuto que pase nunca va a volver para que lo emplees de otra manera, y será un minuto más gastado del total del que dispones. Ese minuto va a pasar igual quieras o no, así que debes aprovecharlo todo lo que puedas.

Por eso es fundamental que des a tu tiempo el valor que tiene, y hagas con él lo que tu hayas decidido y no lo que hayan decidido otras personas.

De modo que asegúrate que eres tú el que está decidiendo como emplear el tiempo, y no las circunstancias, el entorno o algún otro factor externo.

Aplica también este principio en sentido inverso, es decir cuida también el tiempo de los demás. Asegúrate de que cuando requieres de su atención o ayuda es por una causa justificada.

 

Educa a tus contactos

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Y que tomen apuntes si es necesario 🙂

Decir NO es crucial para central tu foco, pero también es agotador y difícil. Pero si educas adecuadamente a tus contactos, sus requerimientos disminuirán y las veces que deberás rechazarlos también.

Para conseguir esto, te propongo que sigas una estrategia basada en tres puntos fundamentales:

Amplia tus tiempos de respuesta: una práctica muy común es responder de forma inmediata a correos electrónicos y comunicaciones a través de mensajería instantánea.

Nuestros interlocutores suelen esperar de nosotros que respondamos rápido, especialmente si se han comunicado con nosotros para pedirnos algo.

Sin embargo, ni el correo electrónico ni la mensajería instantánea son las herramientas adecuadas para transmitir información que deba ser atendida inmediatamente. Si tu casa se estuviera quemando ¿avisarías a los bomberos por correo electrónico?

De modo que debes acostumbrar a tus interlocutores a no esperar una respuesta inmediata a este tipo de comunicaciones, pero al mismo tiempo a estar seguros de que su requerimiento será respondido adecuadamente.

Para conseguir eso, establece periodos de tiempo durante el día para responder a correos electrónicos y mensajería instantánea. Trátalos todos de una sola vez y en el horario que tu decidas y podrás centrar tu foco de forma mucho más efectiva.

Cuida tu tiempo de alta intensidad: hay ciertos periodos del día en los que estás «enchufado».En estos lapsos de tiempo eres capaz de realizar tareas complejas con rapidez y tu foco es máximo.

Cuidar estos tiempos de alta intensidad es muy importante para que tu productividad sea óptima. Para conseguirlo, una parte crucial es eliminar o minimizar todo lo posible las interrupciones de terceros durante estos periodos.

De modo que localiza cuáles son estos periodos de alta intensidad en tu caso (normalmente se suelen dar a primera hora de la mañana) e informa a tus compañeros, cliente o proveedores para que no te interrumpan durante esos lapsos de tiempo.

Puede que al principio notes cierta resistencia, pero al cabo de poco tiempo las personas con las que interactúas lo aplicarán de forma natural y supondrá que tanto tú como ellos ganéis más tiempo de calidad.

Respeta los descansos: para poder centrar tu energía de forma efectiva, primero hay que disponer de ella y la única forma de recargar las pilas es mediante el descanso.

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Después será mucho más fácil perseguir cebras

Descansar bien es fundamental para tener un buen rendimiento, por lo que debes cuidar tus descansos igual que cuidas el tiempo que dedicas al trabajo.

Educa a las personas con las que trabajas para que en los descansos no se hable de trabajo, ni se consulte el email profesional, ni se realice ninguna otra actividad similar. En los descansos únicamente se debe descansar.

Huye de los grupos de personas que no cumplan con este principio.

 

Sé un maestro en el arte del NO

Decir NO a alguien es complicado, incómodo y desagradable.

Por eso, es necesario tener cierto entrenamiento que te permita rechazar requerimientos de terceros de forma sencilla y eficaz. Así no pasarás el mal trago de decir NO y solventarás la situación fácil y rápidamente.

Así que necesitas preparar de antemano ciertos trucos y prácticas para que te sea más sencillo decir NO. Yo te recomiendo los siguientes:

Sí pero no: la mejor opción a todos esos requerimientos que según tu interlocutor son superurgentes. Se trata de responder si, pero con tus condiciones.

De esta forma ayudarás a la persona que solicita tu atención y al mismo tiempo no descuidarás tus propias tareas.

Por ejemplo: “Claro, no te preocupes que te ayudo. Sólo déjame que termine con una tarea también urgente que tengo entre manos y después me pongo a tope con lo tuyo”.

Define el tiempo exacto: la mejor opción para todos esos mensajes del tipo “cuando puedas haz…”, “¿has mirado lo que te mande?”, “¿has visto mi correo?” y similares.

Consiste en dar una fecha y hora concreta para hacerlo, de forma que tu interlocutor sepa de forma detallada cuándo lo va a tener solucionado.

Por ejemplo: “Mañana a las 11:00 me he agendado revisarlo, por favor estate atento sobre esa hora porque me comunicaré contigo”.

La clave en este caso por supuesto es cumplir con la fecha y hora que se propone. Si lo haces de forma regular generarás confianza, y tus interlocutores no tendrán ningún problema en aceptar la fecha y hora que les des para ocuparte de ellas.

 

¿Sueles decir NO?

Déjame un comentario y dime con qué tipo de persona te identificas más:

  • Ignoro de primeras todo lo que me piden y sólo lo atiendo cuando he acabado todas mis tareas.
  • Cuando me piden algo lo rechazo o acepto en función de lo que sea.
  • Suelo aceptar y hacer casi todo lo que me piden.

¡Un fuerte abrazo!

Si te ha gustado comparte, ¡Gracias!

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